Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
Как тратить меньше времени и делать больше дел?
В коммерческой среде гонка операционного превосходства вполне естественна, но она обычно не присуща ассоциативному обществу. Большинство ассоциаций сконцентрированы на партнерских услугах или ценностных предложениях, поэтому они не оделяю внимания процессам операционной эффективности. В конце конов, для некоммерческого мира это довольно сильная стратегия. Медлительность обременяет ассоциации, бесполезными действиями просто никак не создать конкуренцию четко организованным и расторопным соперникам.
Одним из способов обеспечения операционного превосходство является принятие метода повышения рентабельности производства путём сокращения производственных площадей и материально-производственных. Он утверждает, что трата ресурсов не относится к ценности продукта, теория, над которой стоит поразмыслить какое-то время. Любое действие, требующее времени, ресурсов или площадей, но не прибавляющее ценности продуктов должно расцениваться как растрата.
Определить недостатки
В настоящее время, экономичные технологии в большинстве своем применяются в производстве, поэтому может быть нелегко объяснить принципы сервисным организациям. Впрочем, эти технологии уже внедряются в самые различные сферы, такие как: колл-центры, высшее образование, разработка программного обеспечения, поэтому множество ассоциации может достичь операционного превосходства.
Для начала, крайне важно определить недостатки. В середине XX века, производитель Toyota Таичи Охно выделил 7 лишних действий, которые перечислены ниже, наряду с примерами, применимыми к ассоциациям.
- перепроизводство: производство продукта, прежде чем он требуется. (Хранение ненужных вещей: книг или справочников)
- ожидание: время, которое предприниматель тратит, выжидая момента для действия, как например ассоциация выжидает заседания совета директоров.
- транспортировка: время и деньги на перевозку волонтеров с и на конференцию
- телодвижение: составление ведомости, чтобы доставить партнерам.
- бумаги: сертификаты члена организации, ожидающие отправки, непроданные обучающие средства и др.
- переработка: когда сделано больше работы, чем было необходимо, как например когда персонал ассоциации делает больше, чем надо и руководитель-волонтер думал, что это было важно.
- дефекты: рекомендация общества, которую совет директоров отправляет на доработку или общество, не приносящее прибыли.
Когда экономичное мышление ушло за пределы производства, появился еще один излишек: трата человеческого ресурса, профессиональные сообщества, и другие некоммерческие организации. Анализ траты человеческого ресурса ассоциации идейно прост. Трата происходит по трем причинам:
- частичная оптимизация: неиспользование полного потенциала человеческих ресурсов
- неправильное привлечение: использование неквалифицированного человеческого ресурса для работы, которую не стоило делать или должна была быть выполнена экспертами, а не волонтерами.
- отсутствие привлечения: оставление людей без работы
Контролирование каждого шага – самое явное проявление частичной оптимизации: группа высоко образованных людей – обычно с научными степенями, годами опыта, и редкими компетенциями и знаниями - обсуждают город, в котором должна пройти конференция, должна ли быть каталоги электронными или напечатанными, или какая обстановка больше подойдет предпринимателям ассоциации. Это вопиющая трата человеческого ресурса, потому что это подрывает работу не только совета директоров, но и влияет на время и успех других сотрудников.
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.