Семь основных принципов управления информацией

 Существует семь основных принципов эффективного управления данными. В случае, если Ваша компания не готова принять эти основополагающие принципы, Вы обязательно столкнетесь с проблемами в этой области. Данные советы составляют основу успешного управления данными.

 

1. Создайте централизованную систему данных

«Один источник» - эта тот принцип, который поможет максимально сохранить ваши данные. Наличие нескольких баз данных — в виде Access, списка рассылки Outlook, либо просто в виде простых таблиц Excel, является источником ошибок, избыточных и неактуальных данных. Централизованная база данных едина как для отдельного лица, так и для организации в целом, которая, в свою очередь, имеет возможность отслеживать все действия и взаимодействия, проводимые отдельным лицом, либо организацией с Вашей ассоциацией.

 

Все данные, поступающие в организацию, содержащие ли сведения о ее сотрудниках, либо о проводимых мероприятиях, о сбыте продукции, продажах на выставках, о сертификации, а также любые иные данные, собираемые компанией, должны иметь единую систему управления. (Да, у этого правила могут быть исключения, но только в виде исключения). Создание централизованной базы данных позволит минимизировать количество неверных данных, а также повысить эффективность за счет избавления от неактуальной информации. Вы также сможете получить целостное представление о сотрудниках и клиентах.

 

2. Создайте централизованную базу по дебиторским задолженностям

Если Ваша ассоциация имеет централизованную базу данных (см. выше), то одной из ее основных задач является управление дебиторскими задолженностями. Это будет своего рода Меккой, куда стекаются все счета-фактуры. Если Вы управляете всеми процессами (членские взносы, события, продажа публикаций, развитие и т. д.) в рамках одной базы данных, тогда все счета-фактуры должны приходить из одного места.

 

Вот три причины для создания такой базы:

1. Это позволяет точно знать о задолженностях каждого члена организации или клиента перед вами, а значит и принимать соответствующие меры.

2. Это обеспечивает более полную и точную картину того, какие частные лица и организации приносят Вам наибольшее количество денег.

3. Это дает понимание «покупательской модели» (например, что продается, что не продается), что может быть полезной информацией для маркетинга

 

 

3. Избавьтесь от теневых систем

Даже в организациях с хорошо организованной централизованной базой данных, время от времени как сорняки всплывают «побочные списки». Назовем это «теневыми» системами. Теневые системы — это списки, активно используемые отдельными лицами, либо организациями, и не имеющие отношения к центральной ОСУ (объединенной системе управления). Классическими примерами теневых баз данных являются пресс-листы, списки потенциальных покупателей, любые другие списки рассылки в Outlook (например, совет директоров, консультативные комитеты и т. д.) Теневые системы как правило появляются в следствие того, что персоналу сложно сориентироваться в центральной базе данных, они считают ее неточной, либо неспособной вместить всю необходимую им информацию.

 

Обычно теневые системы содержат излишнюю информацию. Таким образом, они являются неэффективными, т. к. при их наличие необходимо обновлять информацию сразу в двух местах. К тому же, эти теневые системы создают проблемы, потому что неизбежно приводят к появлению недостоверных данных в одной из систем, что приводит к сбоям в работе.

 

4. Объедините все Ваши контакты в единой базе данных

Перед руководителями ассоциаций часто встает вопрос о том,  какие контакты им следует хранить в базе данных, а какие отдельно от нее. Ответ таков: «Если контакт важен — храните его в базе данных, если нет — удалите его».

 

Одной из основных ценностей централизованной базы данных является доступ к этим данным. Таким образом, все контакты, собираемые сотрудниками, должны быть сохранены в единой системе, подразумевая что они могут быть полезны и другим сотрудникам. Это могут быть и контакты гостиниц, и пресс-листы, и списки предполагаемых членов ассоциации, спонсоров, участников выставок, а также множества других людей.

 

Даже если контакт в данный момент какой-либо контакт не важен ни для одного из сотрудников, это не значит что его не стоит вносить в базу данных. Во-первых, Вы не можете знать, кому из сотрудников и в какой момент данный контакт может пригодиться в будущем.  А во-вторых, сегодняшние сотрудники уже завтра могут уйти из компании, а вместе с ними уйдут и контакты, если они не были внесены в центральную систему.

 

5. Используйте тестовый режим

Тестовый режим является идентичной копией вашей существующей реальной базы данных (или максимально идентичной), которая позволяет вам «играть» с базой данных без риска создать «плохие» данные, либо нарушить работу системы.

 

Три важные причины для создания тестового режима:

1. Документация. Для обеспечения эффективного документооборота, у Вас должна быть возможность создавать документы в той же системе, в которой пользователи будут получать Ваши документы. Вам необходимо будет шаг за шагом, с использованием скриншотов, описывать пользователю что его ожидает при выполнении данного процесса. Единственный эффективный вариант — это делать это в рамках тестового режима, который имитирует реальную систему.

 

2. Обучение. Обучение новых пользователей всегда должно проводиться с использованием тестового режима. В процессе получения новых знаний Вы всегда сомневаетесь в том, получится ли выучить и закрепить знания, данные Вам. Обучая новых пользователей с использованием реальной системы, Вы только добавляете им сомнений и снижаете их уровень восприятия информации. Во время обучения на реальной системе, вместо того чтобы слушать и понимать Вас, пользователи думают лишь об одном: «Если я нажму не на ту кнопку, я расстрою всю систему?» А затем: «Меня за это уволят?» Проводите обучение на тестовом режиме, не заставляйте пользователей нервничать. Исследование является важной составляющей обучения, поэтому дайте сотрудникам возможность исследовать и «сломать» систему.

 

3. Тестирование. Наконец, тестовый режим важен для тестирования новых процессов. Будь это введение новой категории членства, новый способ регистрации на мероприятия, или впервые проводимый сбор средств, Вам необходим тестовый режим, чтобы проверить в действии новый процесс и его влияние на саму систему. И конечно же, как только Вы запустили новый процесс, первым делом нужно это задокументировать, что потребует использования тестового режима (ну вот теперь теперь все сходится воедино).

 

Еще одно замечание: убедитесь, что тестовый режим регулярно обновляется и поддерживается той же версией программного обеспечения, что и в реальном режиме, отражая наиболее актуальные данные.

 

6. Начинайте с революции, продолжайте эволюцией

Одним из важнейших факторов в создании новой системы управления данными является возможность добиться впечатляющих результатов в кратчайшие сроки за счет использования новых технологий. Например, ранее Ваша система управления данными не была связана с Вашим веб-сайтом, а новая система позволила сделать сразу несколько больших и быстрых шагов вперед за счет того, что члены ассоциации и Ваши клиенты стали взаимодействовать с Вами онлайн.

 

Однако, революция, как известно, недолговечна. Это не значит, что не нужно и дальше стремиться к развитию. Наоборот, после революции в Вашей базе данных регулярно должны происходить постепенные улучшения. Это эволюция, и она осуществляется, когда Ваш поставщик программного обеспечения предоставляет новые функциональные возможности, а сотрудники работают над новыми способами использования системы с целью улучшения качества обслуживания.

 

К примеру, спустя время, Вы обнаружите, что процент членов ассоциации и клиентов, имеющих электронную почту становится все более и более высоким. Сбор этих электронных адресов не осуществляется в одночасье, но опыт по управлению данными со временем улучшает качество и эффективность этих данных.

 

7. "Стремись к успеху, а не к совершенству"

Люди не могут быть совершенными, тогда какой же смысл в стремлении к совершенству? В нашей жизни мы должны стремиться к успеху, это относится и к базам данных. Базы данных создаются, совершенствуются и используются людьми. По самой своей природе они не могут быть совершенными. И чем больше совершенства Вы будете ожидать от Ваших систем по хранению данных, тем дольше Вы будете получать чувство неудовлетворения от систем управления данными.

 

Стремление к успеху подразумевает осознание того, что Ваши данные никогда не будут на 100% точны. Это означает признание того, что ошибки неизбежны. Это также подразумевает наличие реалистичных ожиданий от работы автоматизированных процессов, которые всегда будут требовать привлечения ручного труда.

 

Например, Вы никогда не получите на 100% точные контактные данные членов ассоциации. Но что же тогда значит «быть успешным»? Члены вашей ассоциации часто переезжают? Если большинство из них студенты, они переезжают часто, и лишь  около 60% имеющихся у вас адресов можно считать достоверными. С другой стороны, если члены ассоциации - люди среднего возраста со сложившейся жизнью, то они переезжают не часто, и точность данных в этом случает будет составлять до 95%.  Культура и условия членства Вашей организации поможет определить, что является успешным.

 

В конечном счете приходит понимание того, что успех — значит быть лучше, чем вчера, значит продолжать делать все, чтобы завтра стать лучше, чем сегодня.

Почему выбирают компанию АМС







Услуги

Исполнительное управление и администрирование

Маркетинг ассоциации и внешние коммуникации

Обслуживание клиентов и членов ассоциации

Управление данными, услуги контакт центра

Управление конференциями и гостиничное обслуживание

Организация зарубежных программ по обмену опытом

Развитие образовательных услуг

Управление спонсорством и рекламой

Развитие сертификаций и аккредитации

Технологии автоматизации и веб-сервисы

Взаимодействие с государственными органами

Финансовый менеджмент и бухгалтерское обслуживание

Видео съемка мероприятий и видео копирайтинг

Дизайн и полиграфия

Аренда оборудования для конференций и выставок

Мониторинг средств массовой информации

Полезные материалы

Привлечение спонсоров и рекламодателей

Развитие источников финансирования ассоциаций

Copyright 2013-2014