Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
Cохраняя рост в трудные экономические времена
Экономика в беспорядке. Фондовый рынок в мусорном баке. Денег не хватает ни на что. Ваши члены борются за сохранение платежеспособности, ваша собственная стабильность подобна песочному замку. А что делать ассоциации?
Нужен краткий ответ? - Много чего.
Тяжелые экономические времена требуют решительного финансового управления, действий, которые могут повысить вашу прибыль в краткосрочной перспективе и подготовить вас в дальнейшим неизбежным потрясениям. Предлагаем вашему вниманию конкретную тактику по достижению данной цели, которая поможет советам директоров улучшить финансовое здоровье своих ассоциаций.
Быстрый ответ
Убедитесь, что ваша ассоциация осознает продолжительность экономического спада, и что у вас есть план по его преодолению. Безотлагательность текущих экономических потрясений заставляет ассоциацию сосредоточиться на решении задач, важных в краткосрочной перспективе. Хотя члены и состоят в организации, но это совершенно не значит, что они знают, о чем думают и как действуют сотрудники и руководство. Очень важно, чтобы ваша ассоциация регулярно общалась с членами на тему влияния экономики на организацию. Еще более важно, чтобы ассоциация давала подробный отчет о действиях, предпринимаемых для защиты активов организации и сохранения своей жизнеспособности.
Предпримите немедленные шаги по облегчению финансового давления на членов. Джон Прэст, исполнительный вице-президент ассоциации Million Dollar Roundtable – одного из лидеров в сфере страхования и финансовых услуг, полагает, что ассоциация должна продемонстрировать свое понимание кризиса путем принятия стремительных и решительных мер по сохранению денег членов ассоциации. Объявите о заморозке долговых обязательств, - предлагает он, - либо сократите размер членской платы за услуги и программы. Такие действия не только ясно дадут понять, что ассоциация осознает все финансовые сложности членов, но также предпринимает видимые шаги для их облегчения.
Действуйте быстро, чтобы дать членам те инструменты, которыми они будут пользоваться. В трудные экономические времена члены нуждаются в информации и других ресурсах, которые помогут им справиться с ситуацией. Вебинары, телефонные конференции или дополнительные к текущим встречам переговоры могут стать путями помощи вашим доверителям. Активные члены ассоциации могут сыграть ключевую роль в качестве участников разработки таких программ, обмениваясь своими знаниями о рецессии и делясь опытом с сотрудниками и клиентами.
«Это такие времена, когда вы действительно можете быть очень полезными для ваших членов, налаживая с ними взаимодействие и обеспечивая их полезной информацией об их конкретном мире» - говорит Эндрю Лэнг, президент компании LangCPA Consulting.
“Ключевым фактором здесь является быстрое движение вперед”, - говорит Прэст. «Не стоит планировать программу на шесть месяцев вперед, если обстоятельства могут кардинально поменяться. В условиях кризиса членам нужна помощь здесь и сейчас».
Бюджетные вопросы
Настаивайте на планировании бюджета по обстоятельствам. Некоторые ассоциации осуществляют свою деятельность с рабочим бюджетом, который по умолчанию считается гибким. «Многие ассоциации составляют свой бюджет, но знают, что не будут его придерживаться», - говорит Прэст. Но в трудные времена, - говорит он, - бюджет приобретает решающее значение. Ассоциациям нужно иметь хорошо проработанный бюджет, основанный на реальном положении дел, а не на желаемом — бюджет, который позволит им продолжать свою деятельность по оказанию необходимых членам услуг.
Трудные времена вынуждают регулярно пересматривать бюджет. Лоренс Дж. Стибель, член многих советов директоров и вице-президент корпорации Board Options полагает, что общественные лидеры должны быть активными участниками данного процесса. Советам директоров следует «в течение года выделять время для обсуждения и пересмотра тактического плана, составленного генеральным директором» - говорит Стибель.
Проведите быстрые, но стратегические изменения в бюджете ассоциации. Ассоциации должны быть готовы к внесению стратегических изменений, когда это необходимо. Выборочные сокращения бюджета будут более разумным шагом, чем его сокращение по всем направлениям. Например, организация может принять решение о приостановке или отмене незначительных программ. Такие сокращения могут принести положительный эффект, который поможет организации остаться на хороших позициях даже после окончания кризиса. (Однако есть существенное НО, см. следующий пункт)
Задолго до начала спада экономики, ассоциация Million Dollar Roundtable разработала резервный план финансовых действий, которые потребовались бы при падении доходов на 10%. Эта политика стала дорожной картой, которая помогает спасать организацию от застоя и принятия необдуманных решений во время кризиса.
Ассоциации должны также искать способы поддержания или развития членского сервиса даже во времена затягивания поясов. К примеру, Эндрю Ньютон, сотрудница аудиторской и консалтинговой компании, отмечает, что многие клиенты ассоциации крайне заинтересованы в разработке способов предоставления услуг через интернет — канал, который, по словам Ньютон, предлагает кардинально новые пути наиболее эффективного обслуживания членов ассоциации.
Ньютон также утверждает, что успешное управление в условиях кризиса зависит от таких фундаментальных основ, как точность и своевременность финансовых отчетов. Для принятия важных решений, - говорит она, - и совет директоров и сотрудники должны в любой момент времени понимать «каково положение организации с точки зрения финансовой стабильности». Ньютон добавляет: «Если у вас нет фундаментальных основ, стратегическое видение и планы вам не помогут».
Не лишайте членов важных преимуществ. Когда наступают трудные времена, членам как никогда нужны советы и ресурсы, которые они могут получить от ассоциации. Продолжайте предоставлять многофункциональные надежные программы и услуги. Не жертвуйте качеством в угоду финансовой целесообразности. Не рискуйте разочаровать или оттолкнуть от себя членов в долгосрочной перспективе, отступив слишком далеко назад сейчас. Ассоциации должны иметь готовность (и план на случай непредвиденного развития сценария) рискнуть и потерять деньги в краткосрочной перспективе в интересах сохранения своих важных членов.
«Поскольку ресурсы все более и более сокращаются, совет директоров должен максимально сконцентрировать свое внимание на ключевых нуждах членов», - говорит Лэнг. В то время как дискуссии советов директоров традиционно посвящены существующим услугам, «в эти времена быстрых перемен расширение членского состава может потребовать несколько иных вещей», - говорит Лэнг.
Ньютон говорит, что срочность момента не должна нарушать более стратегических взглядов. Она настоятельно призывает ассоциации не принимать решений «на коленке» исключительно для удовлетворения краткосрочных потребностей, а тщательно изучать потенциальные долгосрочные последствия каждого решения. Общественная деятельность, - говорит она, - «должна оказывать поддержку и иметь осознание того, о чем они просят руководство, и есть ли в этом смысл» сегодня и в будущем.
Имейте представление о финансах, лежащих в основе ассоциации. Глава ассоциации должен иметь всеобъемлющее детальное представление о финансах организации в любое время. Общественные деятели должны знать, что они получают достаточно подробную информацию в финансовых отчетах для принятия обоснованных решений. Они должны задавать «зондирующие» вопросы по мере необходимости и иметь смелость просить более подробных разъяснений в тех случаях, когда они чего-то не понимают.
“Вы не можете выполнять вверенные вам обязанности, если вы не в курсе финансового положения организации и ее финансовых операций”, - говорит Лэнг. «В трудные времена, подобно тем, с какими мы имеем дело сегодня, этот вопрос крайне важен».
Взаимодействие также является ключом к решению проблем — общественные деятели и сотрудники должны быть уверены в том, что они хорошо понимают друг друга во время обсуждения вопросов бюджета. Задавайте столько вопросов, сколько нужно, чтобы обеспечить это понимание.
Наличные всегда в выигрыше. Ликвидность и денежный поток, имеющие решающее значение для выплаты заработной платы и реализации программ, становятся еще более важными во время рецессии. «Денежный поток всегда играет ведущую роль во времена финансового кризиса», - говорит Прэст. “Изучите краткосрочные и долгосрочные потребности в наличных в связи с необходимыми расходами и скорректируйте эти расходы по мере необходимости». Ньютон подчеркивает, что временное удержание наличных на руках имеет очень важное значение. Шестьдесят дней — это слишком долго, - говорит она, - лучше месяц, а две недели еще лучше.
Какова нижняя граница? Прэст говорит: «Если у вас нет особой статьи для наличных расходов, не тратьте их».
Взгляд в будущее
Остановитесь, оглянитесь и послушайте. Добровольцы ассоциации обычно достигают руководящих постов путем прохождения через ряд позиций. Если они достигают вершины, значит, они могут считать себя обладателями довольно хорошего понимания организации. Прекрасное время проверить это в реальных условиях.
Особенно в период рецессии вновь пришедшие руководители могут проводить фокус-группы для выяснения, насколько действительно хорошо организация оказывает услуги членам. Это также хорошее время для подробного пересмотра программ. Это может быть время для сосредоточения на тех программах, которые приносят доход, и для избавления от тех услуг, которые приносят лишь незначительную прибыль. Хотя такие решения должны приниматься с учетом политических реалий ассоциации.
Поиск передовых показателей. Дальновидные руководители изучают горизонт, ища предупреждающие знаки и выявляя потенциальные источники проблем. Конечно, вы не сможете заранее предвидеть каждое бедствие. Но вы вполне можете распознать тенденции в процессе его возникновения и начать действовать, пока ситуация не вышла из-под контроля.
Одним из конкретных мест для поиска предупреждающих знаков является аудит, - предполагает Прэст. “Вы не должны раньше времени цепляться за каждый из них, - говорит он, - но вы должны быть достаточно прозорливы, чтобы вовремя их заметить”.
Так же говорит и Ньютон — для того, чтобы иметь возможность увидеть красные флаги, ассоциации должны иметь эффективный бюджет и возможности мониторинга. При необходимости, - по ее словам, совет директоров должен бросить вызов управляющей команде, чтобы убедиться в правильности методов и механизмов отчетности, в том, что сотрудники полностью владеют и понимают данные, и что они принимают меры по обновлению данных мониторинга в режиме реального времени.
Учитесь на текущем опыте, чтобы перенести его в будущее. Резкие торговые колебания являются не отклонением, а постоянной частью бизнес-цикла. Руководители должны проанализировать опыт их ассоциаций во время сегодняшнего спада, чтобы получить уроки на будущее, которые помогут разработать методы действия при возникновении подобных экономических проблем в будущем.
Стратегическое расходование ресурсов может помочь вам устоять на рельсах. Средства, отложенные на черный день, помогут ассоциации преодолеть финансовые трудности. Ассоциации должны стремиться иметь крепкую резервную базу и политику по управлению этим фондом. Отмечая, что ассоциации иногда противятся созданию резервных фондов потому что «хотят тратить деньги нынешних членов в настоящее время», Прэст утверждает, что большинство членов понимают важность выведения денег в сторону для долгосрочной перспективы.
Развивайте дальновидность. Иногда реализуются все планы, построенные в нормальные времена, но во время кризиса они могут рухнуть. Стибель из Board Options говорит, что это естественно, что совет директоров будет уделять большую часть своего времени проблемам, находящимся «под рукой». Однако он считает, что члены совета директоров должны работать «рука об руку» с руководством, чтобы контролировать то, что происходит.
«Совет директоров должен лицом к лицу столкнуться с финансовым кризисом, чтобы противостоять ему, - говорит Стибель, - но если совет директоров не делает этого, то руководство не может помочь генеральному директору и менеджменту подумать о будущем».
Не допускайте расхождений между стратегией и управлением. Сегодняшние суровые реалии доказывают, насколько важно, чтобы лидеры добровольческих объединений и топ-менеджмент ассоциации были единой эффективной командой, всегда помня о совете директоров как о строителях стратегии и об ответственности сотрудников за ее исполнение. Жизненно важно, чтобы члены совета директоров были полностью подчинены общей стратегии, но не мешали процессу ее исполнения.
«Как член правления, вы должны быть любознательны и задавать правильные вопросы, - говорит Стибель, - но не вмешивайтесь в процесс работы. Если совет директоров берется за управление организацией в период кризиса, вы обезоруживаете генерального директора». (Если вас интересует информация, касающаяся советов директоров, пройдите по ссылке http://board
options.com/questions.htm. )
Лэнг советует: «Это очень неудачное время для того, чтобы возлагать каждое решение на совет директоров». Он выступает за то, чтобы советы директоров давали больше свободы действий своим генеральным директорам — включая полномочия по принятию непопулярных решений по сокращению программ — возможно по предварительному одобрению совета, но с обязательным исполнением, возложенным на сотрудников.
Кадры решают все. Одной из составляющих руководителя должна быть его готовность к действиям. В конце концов, руководители руководят. Особенно в период кризиса, нельзя сидеть, сложа руки — это не поможет. И нельзя засовывать голову в песок. «Руководители должны искать решения», - заявляет Прэст. “Они не могут просто предоставлять сводку погоды”.
Лэнг верит, что несмотря на сегодняшний кризис, все-таки остается луч надежды. «Когда дела идут неважно, как сегодня, очень полезно иметь надежный ресурс», - говорит он. В условиях неопределенности, по его мнению, ассоциации могут и должны делать шаги по обеспечению своих членов — в том числе потенциальных — достоверной информацией о состоянии дел организации. Таким образом, говорит Лэнг, «в эти времена вы можете укрепить отношения, что будет приносить большую пользу на протяжении многих лет в будущем».
Конечные выигрыш в решении сложных проблем сегодня может заключаться в том, что ассоциация не только переживет нынешний спад, но выйдет из него в более крепкой финансовой форме, позволяющей лучше ориентироваться как в хорошие, так и в плохие времена.
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.