Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
10 способов выжать максимум из приглашенных спикеров
«Я помню то невероятное напряжение, являясь частью организационной команды, когда мне было поручено найти выдающихся спикеров для мероприятий национальной корпорации. Общие впечатления моих клиентов и посетителей мероприятия зависели в большей степени от материала, презентуемого со сцены или в комнате групповых обсуждений. По иронии судьбы, мне казалось, что именно здесь от меня ничего не зависело. Я ставил свою репутацию на кого-то, кого даже не знал!» - рассказывает Дин Савока.
Дин Савока: «Теперь я являюсь главным спикером, куратором в области продаж, координатором конференций и ответственным инструктором. И я составил список советов для организаторов мероприятий, эти советы помогут максимально задействовать нанятых.
1. Нанимать исходя из контента и стиля. Стиль речь нанимаемого спикера также важен, как и сама презентация. Вы знаете свою аудиторию: Нравятся ли им информативные лекции? Или нужен тот, кто заставит их встать и взаимодействовать друг с другом? А может быть необходимо добавить юмора в доклад? Или вы ищете человека с невероятным опытом? После того как вы нашли спикера, сообщите ему всю возможную информацию об индустрии и организации, плюс расскажите о динамике группового поведения и складе ума аудитории.
2. Пользуйтесь разнообразными источниками при поиске докладчиков. Ассоциации, наподобие Национальной Ассоциации Спикеров, облегчают поиск. На их вебсайте можно вбить критерии поиска: тема, стиль и место нахождения спикера. Также отличным способом для поиска докладчиков является поиск через рефералов (подробнее об этом дальше). Если вам понравилось выступление спикера на мероприятии ассоциации, предложите ему поработать еще!
3. Предлагайте маркетинговые перспективы. Как и все деловые люди, спикеры сильно зависят от пиара и узнаваемости, поэтому их можно заинтересовывать потенциальным усилением узнаваемости в глазах ваших посетителей.
4. Рассмотрите другие возможности увеличения ценности спикера. Нанимаемый спикер является опытным координатором конференций? Пригласите его на день раньше для содействия на заседании совета директоров. Или может он великолепный ведущий? Он может согласиться провести торжественную церемонию награждения. Спикеры располагают большим количеством полезных навыков, которые могут пригодиться на конференции. Благодаря их опыту можно получить полезную критическую оценку и иное видение ваших идей.
5. Необходим один ответственный человек для поддержания связи. Некоторым спикерам выделяют целую группу ассистентов, а некоторые и вовсе остаются не удел. Большинство докладчиков презентуют материал на разных сценах и площадках, поэтому им необходимо контактное лицо и список ожиданий (с дедлайнами). Именно так проще всего работать с докладчиками.
6. Рассмотрите возможность пригласительной регистрации. Спикеры просто обожают посещать другие выступления, а затем ссылаться на услышанный материал в собственных презентациях. Посещая чужие выступления до своего собственного, докладчик сможет лучше узнать аудиторию и понять заранее, какие моменты интересны слушателям. А присутствуя на чужих презентациях после своего выступления, они часто более расслаблены, и им ничто не мешает общаться с вашими посетителями.
7. Добавьте максимум возможностей для общения на мероприятии. Спикеры обычно сконцентрированы на том, чтобы максимально качественно презентовать контент. В этот момент они обычно не очень расположены к общению. Так или иначе, докладчиков всегда можно пригласить на фуршет или специальный прием, где будет царить располагающая атфосфера для общения.
8. Важны организационные моменты. Заходить в совершенно новое помещение для представления доклада – это не самaя хорошая идея. Львиная доля успеха спикера зависит от того, насколько хорошо посетители его видят и слышат. Если помещение, звук, картинка или сама сцена отличается от изначально заявленного, то это может выбить докладчика из равновесия. Презентация может пойти не по плану. Четкое описание помещения и условий труда поможет избежать подобных неурядиц.
9. Представляйте спикера так, как он хочет. Необходимо позаботиться о том, чтобы ведущий поинтересовался, как лучше представить публике спикера. Если сделать все, как того хочет докладчик, то это тоже может благоприятно отразиться на презентации. В ином случае, не исключены ошибки в произношении имени или неправильном представлении человека в целом. В такой ситуации репутация и ведущего, и ассоциации может пострадать.
10. Отзывы и рефералы. Как и везде, отзывы очень ценятся. Если выступление докладчика соответствовало или превзошло ожидания организатором, то нужно не забыть отставить рекомендательный отзыв в LinkedIn. Это работает и в обратную сторону, вы всегда можете попросить спикера отставить отзыв об участии в вашем мероприятии.
Цели спикеров схожи с целями ассоциаций: обсудить тему, которая отражает запросам публики, а также повысить ценность самого мероприятия.
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.