Проверенные советы по проведению конференций

ассоциации. Цели из года в год одни и те же — увеличить посещаемость, испробовать новую тактику, не выйти за рамки бюджета. Не сложно, правда? Да, если вы выделите время на разработку стратегии, используя некоторые фундаментальные, проверенные правила, а также новые методы, которые помогут вам достичь ваших целей. Примите данные советы при подготовки следующей ежегодной конференции.

 

 

Разработайте план подготовки, чтобы направить ваши усилия в нужное русло. Наметьте свою стратегию, цели, задачи, целевую аудиторию, миссию, тактику, сроки и бюджет. Если реализация осуществляется согласно плану, постоянно возвращайтесь к нему и корректируйте по мере развития кампании.

 

Разделите целевую аудитории на сегменты путем сбора информации от них. Являются ли они членами ассоциации или нет? Жители нашей страны или из зарубежья? Каковы их профессиональные интересы и полномочия? Рассчитывают ли они получить кредит на обучение, дополнительное образование или создать группу на основе своей деятельности? Регистрируются ли они в числе первых либо за неделю до начала конференции?

 

Пишите простые, ясные, лаконичные сообщения, которые будут находить отклик у вашей целевой аудитории. Разные сообщения привлекают разные сегменты аудитории. Это ключ для того, чтобы сократить ваши сообщения и чтобы быть последовательным в процессе ваших коммуникаций. Будьте уверены, сообщения должны включать призывы к действию. Вы также можете распространять актуальные и соответствующие сообщения, поднимая в них текущие вопросы и проблемы (реформа здравоохранения, народного хозяйства и т. д.) Любой новый вопрос в вашем случае является возможностью вступить во взаимодействие с аудиторией.

 

Используйте тактику, которая привлечет вашу аудиторию. Получив достаточное количество информации о целевых аудиториях, вы найдете наиболее эффективный способ найти к ним подход.

 

  • Персонализируйте прямую почтовую рассылку путем использования различных шрифтов и их параметров. Это особенно хорошо работает на открытках негабаритных размеров. Вы также можете провести опрос среди членов ассоциации, чтобы определить, хотели бы они получить печатную, либо онлайн версию вашей регистрационной брошюры. Такая работа поможет вам сохранить тысячи долларов.
  • Разработайте логотип выставки, который можно будет использовать в течение нескольких лет. Учитывайте изменяющуюся дату и место проведения. Использование постоянного логотипа гарантирует, что ваша аудитория будет связывать его и название события с вашей организацией. Имейте в виду, что конференция подразумевает опыт, наработанный и передаваемый вашей организацией, а не погоду и достопримечательности конкретного города (хотя это действительно помогает).
  • Проведите масштабную email кампанию, рассылая сообщения, различающиеся в зависимости от аудитории. Вписывайте тему сообщения, заполняйте графы «кому» и «от кого», а также отслеживайте статус прочтения сообщений.
  • Пользуйтесь инструментами PR, чтобы распространить информацию о предстоящем событии. Составьте список ключевых докладчиков и предоставьте им постоянное право на выступления, а также предоставьте им возможность общения с ключевыми экспертами по вопросам их докладов, которые будут присутствовать на конференции.
  • Разместите рекламу. Выберите целевые веб-сайты и издания, наиболее интересные и читаемые вашей целевой аудиторией.

 

Создайте информационный веб-сайт,который поможет посетителям понять суть мероприятия. Разместите там фотографии с предыдущих конференций; видео-интервью с посетителями прошлых лет, виртуальную брошюру, список «10 причин, чтобы посетить конференцию», объявите о тематических секциях в рамках конференции и т. д. Добавьте виджеты (всплывающие картинки, игры), чтобы добавить элемент интерактивности.

 

Вы также можете использовать Google Maps API или Bing, чтобы показать участникам, где они находятся или собрать их вместе для обсуждения мероприятия. Это также может привлечь спонсоров, т. к. у вас будет возможность сотрудничать с местным бизнесом, отмечая на карте расположение ресторанов, развлекательных заведений, или сообщая о лучшей в округе кофейне.

 

Привлеките летописцев вашего мероприятия. Если вы найдете способ заставить людей говорить о вашем мероприятии своим коллегам, это может принести вам огромные дивиденды. Попросите постоянных участников конференции замолвить слово о ней перед своими коллегами через электронную почту, письма, телефонные звонки. Кроме того, привлеките тех ключевых лидеров/авторитетов из вашей отрасли, которые могут произвести впечатление на тех людей, которых вы хотели бы видеть в качестве участников конференции.

 

Используйте социальные сети. Социальные сети наполнены персональным контентом, и зачастую лучше, если люди сами создают этот контент. Рассмотрите вопрос о создании аккаунтов в Twitter и Facebook, Чтобы привлечь потенциальных участников, а также авторитетов к вашей конференции. Не пытайтесь влезть на каждый профессиональный сайт или в каждую социальную сеть. Сначала попытайтесь понять, какие из них действительно полезны для вашей ассоциации.

 

Введите систему поощрений. Все любят промо-акции и специальные предложения. Вот почему ранняя регистрация и другие акции настолько популярны. Вы можете предложить групповые скидки, даже для второго человека от организации, участвующего в конференции. Раздавайте подарочные карты тем, кто регистрируется до определенной даты, разыгрывайте гостиничные номера повышенной комфортности, или даже жертвуйте часть регистрационных сборов на благотворительность и сообщайте об этом участникам.

 

Следите за соблюдением бюджета и сроков. Начните кампанию по подготовке как минимум за 10 месяцев до самого мероприятия. Составляйте бюджет с учетом предвиденных (печатная продукция, продвижение веб-сайта, графический дизайн) и непредвиденных расходов (рост цен на почтовые услуги, проведение исследований).

 

Регулярно проводите оценку. Ваша кампания по подготовке является живым, дышащим документом, поэтому к нему нужно постоянно возвращаться и оценивать. Смотрите на ваши цели и задачи, чтобы определить, чем вы занимаетесь. Формальное и неформальное общение с целевой аудиторией является бесценным, так как вы имеете возможность понять, насколько хорошо принимаются ваши сообщения. Также не забывайте о графике, бюджете и основной тактике, чтобы знать, что вы на верном пути.

Почему выбирают компанию АМС







Услуги

Исполнительное управление и администрирование

Маркетинг ассоциации и внешние коммуникации

Обслуживание клиентов и членов ассоциации

Управление данными, услуги контакт центра

Управление конференциями и гостиничное обслуживание

Организация зарубежных программ по обмену опытом

Развитие образовательных услуг

Управление спонсорством и рекламой

Развитие сертификаций и аккредитации

Технологии автоматизации и веб-сервисы

Взаимодействие с государственными органами

Финансовый менеджмент и бухгалтерское обслуживание

Видео съемка мероприятий и видео копирайтинг

Дизайн и полиграфия

Аренда оборудования для конференций и выставок

Мониторинг средств массовой информации

Полезные материалы

Привлечение спонсоров и рекламодателей

Развитие источников финансирования ассоциаций

Copyright 2013-2014