Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
Проверенные советы по проведению конференций
ассоциации. Цели из года в год одни и те же — увеличить посещаемость, испробовать новую тактику, не выйти за рамки бюджета. Не сложно, правда? Да, если вы выделите время на разработку стратегии, используя некоторые фундаментальные, проверенные правила, а также новые методы, которые помогут вам достичь ваших целей. Примите данные советы при подготовки следующей ежегодной конференции.
Разработайте план подготовки, чтобы направить ваши усилия в нужное русло. Наметьте свою стратегию, цели, задачи, целевую аудиторию, миссию, тактику, сроки и бюджет. Если реализация осуществляется согласно плану, постоянно возвращайтесь к нему и корректируйте по мере развития кампании.
Разделите целевую аудитории на сегменты путем сбора информации от них. Являются ли они членами ассоциации или нет? Жители нашей страны или из зарубежья? Каковы их профессиональные интересы и полномочия? Рассчитывают ли они получить кредит на обучение, дополнительное образование или создать группу на основе своей деятельности? Регистрируются ли они в числе первых либо за неделю до начала конференции?
Пишите простые, ясные, лаконичные сообщения, которые будут находить отклик у вашей целевой аудитории. Разные сообщения привлекают разные сегменты аудитории. Это ключ для того, чтобы сократить ваши сообщения и чтобы быть последовательным в процессе ваших коммуникаций. Будьте уверены, сообщения должны включать призывы к действию. Вы также можете распространять актуальные и соответствующие сообщения, поднимая в них текущие вопросы и проблемы (реформа здравоохранения, народного хозяйства и т. д.) Любой новый вопрос в вашем случае является возможностью вступить во взаимодействие с аудиторией.
Используйте тактику, которая привлечет вашу аудиторию. Получив достаточное количество информации о целевых аудиториях, вы найдете наиболее эффективный способ найти к ним подход.
- Персонализируйте прямую почтовую рассылку путем использования различных шрифтов и их параметров. Это особенно хорошо работает на открытках негабаритных размеров. Вы также можете провести опрос среди членов ассоциации, чтобы определить, хотели бы они получить печатную, либо онлайн версию вашей регистрационной брошюры. Такая работа поможет вам сохранить тысячи долларов.
- Разработайте логотип выставки, который можно будет использовать в течение нескольких лет. Учитывайте изменяющуюся дату и место проведения. Использование постоянного логотипа гарантирует, что ваша аудитория будет связывать его и название события с вашей организацией. Имейте в виду, что конференция подразумевает опыт, наработанный и передаваемый вашей организацией, а не погоду и достопримечательности конкретного города (хотя это действительно помогает).
- Проведите масштабную email кампанию, рассылая сообщения, различающиеся в зависимости от аудитории. Вписывайте тему сообщения, заполняйте графы «кому» и «от кого», а также отслеживайте статус прочтения сообщений.
- Пользуйтесь инструментами PR, чтобы распространить информацию о предстоящем событии. Составьте список ключевых докладчиков и предоставьте им постоянное право на выступления, а также предоставьте им возможность общения с ключевыми экспертами по вопросам их докладов, которые будут присутствовать на конференции.
- Разместите рекламу. Выберите целевые веб-сайты и издания, наиболее интересные и читаемые вашей целевой аудиторией.
Создайте информационный веб-сайт,который поможет посетителям понять суть мероприятия. Разместите там фотографии с предыдущих конференций; видео-интервью с посетителями прошлых лет, виртуальную брошюру, список «10 причин, чтобы посетить конференцию», объявите о тематических секциях в рамках конференции и т. д. Добавьте виджеты (всплывающие картинки, игры), чтобы добавить элемент интерактивности.
Вы также можете использовать Google Maps API или Bing, чтобы показать участникам, где они находятся или собрать их вместе для обсуждения мероприятия. Это также может привлечь спонсоров, т. к. у вас будет возможность сотрудничать с местным бизнесом, отмечая на карте расположение ресторанов, развлекательных заведений, или сообщая о лучшей в округе кофейне.
Привлеките летописцев вашего мероприятия. Если вы найдете способ заставить людей говорить о вашем мероприятии своим коллегам, это может принести вам огромные дивиденды. Попросите постоянных участников конференции замолвить слово о ней перед своими коллегами через электронную почту, письма, телефонные звонки. Кроме того, привлеките тех ключевых лидеров/авторитетов из вашей отрасли, которые могут произвести впечатление на тех людей, которых вы хотели бы видеть в качестве участников конференции.
Используйте социальные сети. Социальные сети наполнены персональным контентом, и зачастую лучше, если люди сами создают этот контент. Рассмотрите вопрос о создании аккаунтов в Twitter и Facebook, Чтобы привлечь потенциальных участников, а также авторитетов к вашей конференции. Не пытайтесь влезть на каждый профессиональный сайт или в каждую социальную сеть. Сначала попытайтесь понять, какие из них действительно полезны для вашей ассоциации.
Введите систему поощрений. Все любят промо-акции и специальные предложения. Вот почему ранняя регистрация и другие акции настолько популярны. Вы можете предложить групповые скидки, даже для второго человека от организации, участвующего в конференции. Раздавайте подарочные карты тем, кто регистрируется до определенной даты, разыгрывайте гостиничные номера повышенной комфортности, или даже жертвуйте часть регистрационных сборов на благотворительность и сообщайте об этом участникам.
Следите за соблюдением бюджета и сроков. Начните кампанию по подготовке как минимум за 10 месяцев до самого мероприятия. Составляйте бюджет с учетом предвиденных (печатная продукция, продвижение веб-сайта, графический дизайн) и непредвиденных расходов (рост цен на почтовые услуги, проведение исследований).
Регулярно проводите оценку. Ваша кампания по подготовке является живым, дышащим документом, поэтому к нему нужно постоянно возвращаться и оценивать. Смотрите на ваши цели и задачи, чтобы определить, чем вы занимаетесь. Формальное и неформальное общение с целевой аудиторией является бесценным, так как вы имеете возможность понять, насколько хорошо принимаются ваши сообщения. Также не забывайте о графике, бюджете и основной тактике, чтобы знать, что вы на верном пути.
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.