Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
10 уроков успешного использования объединенной системе управления (ОСУ)
Если такое большое количество компаний вкладывает значительные инвестиции в объединенные системы управления, тогда почему же в области их применения возникает так много неудач? Изучим чужие ошибки, чтобы не допустить своих.
Общество Неврологии Соединенных Штатов Америки — это профессиональная организация с сорокалетней историей, которая занимается развитием знаний о человеческом мозге и нервной системе. До февраля 2009 года Общество Неврологии занималось управлением множеством как автономных информационных систем, так и систем с широко развитой пользовательской сетью, преследуя при этом следующие цели:
1. Предоставить свои услуги 40 000 пользователей по всему миру
2. Собрать 30 000 участников и 16 000 заявок на представление докладов на ежегодном собрании;
3. Публикация ежегодного рецензируемого журнала с публикациями на более чем 15 000 редакционных страниц в год.
Как сотрудники передового коллектива по реализации ОСУ, мы извлекли несколько важных уроков из опыта наших предшественников, которые помогли нам успешно реализовать ОСУ в заданные сроки и в рамках заложенного бюджета.
Урок 1: Четко определите ваши цели. Интеграция информационных систем компании в центральную ОСУ может показаться простой задачей, но ключевым шагом является перепроверка что создание ОСУ является правильным решением. Общество Неврологии успешно функционировало на протяжении долгих лет без ОСУ, так зачем же рисковать, внедряя системы, поддерживающие критически важные бизнес-функции. Мы наняли независимого консультанта и потратили много времени наших сотрудников на написание экономического обоснования для ОСУ. Очевидно, что четко поставленные и задокументированные конечные цели помогли нам доказать, что игра стоила свеч, и что мы не сбивались с заданного курса в процессе поиска поставщика ПО или выполнения поставленных задач.
Урок 2: Убедитесь, что создание ОСУ является приоритетом для ответственных людей. Реализация ОСУ в связи с привлечением значительных ресурсов, как кадровых, так и финансовых, требует того, чтобы все руководители проекта — как наемные, так и волонтеры — осознавали, что данный проект имеет первостепенную значимость. Существует много способов для достижения этой цели, но частые сообщения о ходе проекта и выгодах от него имеют решающее значение.
Урок 3: Познакомьте персоналом с принципом «Что это значит для меня?» Данный грандиозный проект никогда не станет успешным, если по пути его реализации вы будете иметь трения с персоналом. Если сотрудники осознают «Что это значит для меня?» с самого начала, у вас будет гораздо больше шансов сделать их своими союзниками. Они также с гораздо большей вероятностью станут восторженными пользователями вновь запущенной системы. Это верно не только для ключевых пользователей, но и для сотрудников всей организации. Корпоративные собрания, регулярное введение улучшений, и даже периодические вечеринки являются полезными инструментами в построении доброй воли сотрудников при реализации ОСУ.
Урок 4: Не пытайтесь делать все в одиночку. В очень немногих ассоциациях есть сотрудник, являющийся экспертом по выбору и внедрению ОСУ. Так было и в Обществе Неврологии. Чтобы восполнить этот недостаток, мы наняли консультанта, независимого от поставщика ПО нашей ОСУ, который курировал процесс ее реализации. Этот консультант помог нам разглядеть и избежать ловушки и скользкие склоны, которые не всегда очевидны. Несмотря на то, что стоимость услуг консультанта занимала значительную часть выделенного бюджета, его помощь по избежанию дорогостоящих ошибок обеспечила существенную долю окупаемости вложенных инвестиций, что помогло более чем оправдать понесенные расходы.
Урок 5: Отдайте управление проектом в руки функционального эксперта. В то время как реализация ОСУ может показаться похожей внедрение других программных систем, она довольно сильно отличается от остальных систем и требует большого набора навыков по управлению проектами. Представитель IT-индустрии может быть — а может и не быть — наилучшим выбором для реализации ОСУ. Выберите человека с большим опытом управления проектами и четким представлением о деятельности всей организации. Такой человек может прийти из различных департаментов, в том числе IT, это также могут быть рядовые сотрудники компании, работники на удаленной основе, сотрудники отдела маркетинга, либо любого другого отдела.
Урок 6: Разделите между собой этап исследований и этап внедрения. По завершении этапа исследований по ОСУ и до подписания договора на внедрение и обслуживание, вы убедитесь, что незапланированные и не предусмотренные бюджетом изменения в процессе реализации сводятся к минимуму. Это разделение позволяет также более четко провести планирование и составление бюджета.
Урок 7: Выберите дату запуска и придерживайтесь ее. Непоколебимость в вопросе даты запуска гарантирует, что сотрудники и поставщики ПО будут делать все возможное, чтобы соответствовать срокам. Смещение даты является скользким путем; одна отсрочка непременно повлечет за собой следующие отсрочки. Чтобы избежать задержки в запуске системы, будьте принципиальны в вопросе промежуточных дат, а также будьте готовы пожертвовать несущественными задачами в пользу своевременного завершения всего проекта. К примеру, может ли создание интернет-магазина проходить поэтапно? А как насчет бизнеса, основанного на подписках? Существующие системы могут использоваться немного дольше, пока новые сервисы находятся на этапе завершения. Не позволяйте развалиться всему проекту из-за незначительных его частей.
Урок 8: Будьте готовы принять новые процессы. Одним из наиболее важных и часто тяжелых уроков для сотрудников, начавших пользоваться новым продуктом является философия изменения процессов для соответствия ПО, а не наоборот. Избегайте частых настроек ПО и работ по изменению внутренних процессов. Настройки являются очень затратными и по времени, и по финансам, а также несут определенные риски как в момент внедрения так и при обновлении. Помогите сотрудникам принять ту концепцию, по которой процессы могут меняться, чаще всего в лучшую сторону, это требует времени и денег, но стоит того.
Урок 9: Обеспечьте непрерывность проекта после запуска. Работу нельзя считать завершенной в момент запуска системы. Привлеките того же самого управляющего проектом для обеспечения плавного перехода от реализации к обслуживанию. Как только система заработает в реальном режиме, неизбежны будут требоваться новые решения. Руководитель проекта внедрения уже хорошо знаком с системными наборами и решениями, принятых на пути создания, поэтому это лучший человек для обеспечения максимально гладкого пробега системы после ее запуска.
Урок 10: Делать правильно всегда дешевле, чем переделывать и исправлять. Как только вы встали на путь реализации ОСУ, вы стали абсолютным приверженцем данного проекта. Если дела идут плохо — вы должны это исправить, и не важно сколько это будет стоить. Многие компании потратили два и даже три изначально запланированных бюджета для того, чтобы исправить ошибки, совершенные при внедрении системы. Ограничение ресурсов, как финансовых, так и человеческих, установленное в начале работ по внедрению уже готовой системы, поможет предотвратить привлечение незапланированных бюджетных затрат на данном этапе.
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.