Подготовка проведения переговоров в родной стране вашей ассоциации может быть достаточно напряженной. Но что происходит, если мероприятие будет проходить в стране с другой культурой, языком, кухней, и если участникам, посетителям и сотрудникам нужно иметь заграничные паспорта и даже визы? Ассоциации сталкиваются с этой реальностью все больше по мере расширения их влияния и желания сделать свои встречи доступными для людей во всем мире.

 

 

Ассоциации Сегодня пообщались с руководителями трех американских ассоциаций, проводивших недавно мероприятия на трех разных континентах. Они поделились секретами подготовки успешной международной встречи и предложили идеи по решению проблем, возникающих на этом пути.

 

1. Вена, Австрия: Это все наука

В августе 2013 года около 400 участников собрались в Вене на 42-й ежегодной научной конференции Международного Общества Экспериментальной Гематологии. Там, в штаб-квартире МОЭГ — от Чикаго, они узнали о последних научных достижениях в области гематологии и стволовой клеточной биологии.

 

Исполнительный Директор МОЭГ Кимберли Эскью об обеспечении планирования четырехдневной европейской конференции.

 

Ассоциации Сегодня:Как планирование этой встречи отличалось от тех, что проходили на территории Соединенных Штатов?

 

Эскью: Работать в Европе гораздо проще, чем в других странах и на других континентах, но я научился никогда не забывать о двух вещах: Первое — начинать планирование раньше, чем это было бы в США — примерно на шесть месяцев раньше. Второе: понимать, что в Европе много праздников, и люди часто уезжают. Они очень хорошо работают с тобой, но общение с ними может быть значительно реже.

 

У них другие условия для проведения встреч, поэтому приходится составлять бюджет немного иначе. Например, вам придется платить сбор за аренду помещения, зато у них есть так называемые «делегатские пакеты», в стоимость которых включено питание. Здесь вам приходится поставлять больше еды, чем это было бы в Америке.

 

Какие самые большие проблемы и препятствия вам пришлось преодолеть?

 

Когда мы меняем место проведения, это значит, что нам нужны другие спонсоры и участники. Так как мы меньше, это значит, посетителями и участниками будут местные представители компании. Поиск и размещение этих местных представителей может стать проблемой. Мы, как правило, обращаемся к членам, которые входят в наш местный организационный комитет, чтобы быть уверенными, что мы обращаемся к нужным людям.

 

Что по итогам встречи вы считаете самым большим успехом?

Это был большой форум международного масштаба. На нем было представлено более 30 стран и 380 участников, таким образом здесь был представлен поистине весь мир, участники смогли поделиться своими научными исследованиями и знаниями. Это стало возможно на той площадке, которую сложно было бы устроить на наших встречах в Северной Америке или Азиатско-Тихоокеанском регионе, которые, как правило меньше, в том числе с точки зрения посещаемости учеными разных стран, так как им сложно туда добраться. Наш участники видят Европу как «золотую середину».

 

Какой совет вы бы дали другим ассоциациям, планирующим международные встречи?

 

Если вы впервые планируете проведение международной встречи, мой совет — попробовать пойти куда-нибудь в Европу. В этих странах наиболее близкий с США подход к планированию и проведению встреч. Множество отелей в Европе принадлежат американским компаниям, так что в случае необходимости вы сможете наладить нужные контакты уже по возвращении домой.

 

Как вы подготовили участников с точки зрения перелета и других организационных моментов?

 

Есть отдельные страны, в которых требуются специальные письма для получения визы, поэтому на нашем сайте мы разместили ссылку на шаблон письма в консульства этих стран. Американским сотрудникам и участникам мы напомнили о необходимости заранее забронировать билеты и отель, а также проверить действительность их паспортов в течение шести месяцев после предполагаемой даты посещения.

 

Что касается общения с членами, официальным языком конференции был английский, но все происходило по европейским времени и дате — поэтому время и день указывались перед месяцем. Мы также исключили весь слэнг из материалов нашей конференции.

 

 

2. Панама-Сити, Панама: покупайте авиабилет

Международная Авиационная Женская Ассоциация отпраздновала свое 25-летие в прошлом году в 4250 милях от своей штаб-квартиры в Мэриленде, Бэль Айр. Праздник состоялся в Панаме, на Панамском канале, который, как оказалось, тоже праздновал свой 100-летний юбилей. Если все предыдущие встречи МАЖА проводила на других международных направлениях, то в Центральной Америке это было впервые.

 

Дженнифер Миллер, исполнительный директор МАЖА и руководитель управляющей группы Stringfellow, рассказывает, как организация провела одну из своих самых успешных встреч.

 

Ассоциации сегодня:Как планирование этого мероприятия отличалось от тех, что проходили на территории США?

 

Миллер: Вы действительно должны учитывать местные обычаи и правила. Много раз, планируя мероприятия в Соединенных Штатах, мы принимали это как должное. Мы хотели, чтобы наши участники получили действительно положительные впечатления в Панаме, связанные с местной культурой, поэтому планирование было гораздо более детальным, проведенным непосредственно на месте. После этого мы совершали еще одну поездку на место проведения мероприятия, чтобы проработать детали перевозки наших партнеров туда, таким образом мы смогли решить вопрос с выездным мероприятием с нашими участниками на Панамском канале.

 

Какие самые большие проблемы и препятствия вам пришлось преодолеть?

 

Самой большой проблемой были языковой барьер и культурные отличия. Чему я научилась при планировании этой встречи, это то, что в Панаме действительно важно иметь личные отношение и взаимодействие в деловой обстановке. У нас это не получалось, так как мы находились в Мэриленде и не говорили бегло по испански. Чтобы преодолеть это препятствие, мы наняли местного человека, ответственного за проведение встречи. Она встретилась с теми поставщиками, которых мы наняли, смогла выстроить с ними личные отношения и выступала от нашего лица.

 

Что по итогам мероприятия вы считаете самым большим успехом?

 

Так как это была 25-я годовщина, мы хотели отпраздновать наши достижения. У нас был большой торт в виде самолета с новым логотипом объединения, испеченный персоналом отеля. Еще мы провели грандиозную работу по донесению местной культуры до наших участников, как на месте, так и на выездных мероприятиях. Выездные мероприятия состояли из поездки по Панамскому каналу и ужина в здании Министерства иностранных дел в историческом районе города, где были предложены блюда местной кухни, и играла национальная музыка. На месте выступали различные правительственные чиновники, а также представители компаний, ответственных за расширение Панамского канала.

 

Какой совет вы бы дали другим ассоциациям, планирующим международные встречи?

 

Используйте местные ресурсы, будь то управляющая компания или местный организатор встреч. Это действительно полезно. Кроме того, обратитесь за советом к другим ассоциациям, имеющим опыт проведения мероприятий в этом регионе. Я также поняла, что очень полезно не только посещать место проведения мероприятия, но также совершать предварительные поездки для проработки деталей — таких как ситуация с движением — таких, о которых вы не узнаете, пока не испробуете на себе.

 

Как вы подготовили участников с точки зрения перелета и других организационных моментов?

 

Наша цель — предоставлять максимальное количество информации заранее, и сотрудникам и участникам. Мы разместили информацию на нашем веб-сайте и разослали по электронной почте советы типа «узнай, прежде чем поехать». Мы также использовали социальные сети. Мы предоставили не только практическую информацию — требования по перелету и ссылка на правительственный сайт, но и туристическую информацию, так как многие из участников ехали туда впервые. Туристическая информация была также доступна уже на месте.

 

 

3. Куала-Лумпур, Малайзия: пол-мира позади

Представьте, что вы планируете трехдневную встречу с пятью тысячами участников в месте, расположенном в 9200 милях и 13 часах лета от вашего офиса. Звучит устрашающе, правда? Но это то, что сделала Жанна Мэлоун, директор отдела по подготовке заседаний компании Million Dollar Round Table, в феврале 2014 года в Куала-Лумпур, Малайзия.

 

Мэлоун делится тем, как ей удавалось оставаться хладнокровной во время процесса планирования.

 

Ассоциации Сегодня:Как планирование этой встречи отличалось от тех, что проходили на территории Соединенных Штатов?

 

Мэлоун:Одним большим отличием было то, что мы прибегли к помощи компании по организации мероприятий MCI Asia. MCI поделилась с нами не только своим опытом, но также знаниями о культуре, что имело неоценимое значение. Это помогло нам быть в тонусе. Это также помогло нам оптимизировать процесс планирования и процесс коммуникации между всеми сторонами.

 

 

Какие самые большие проблемы и препятствия вам пришлось преодолеть?

 

Разница во времени — 13 часов — огромная сложность для нас. Это означала, что всем участникам требовалось больше времени на адаптацию. Нам приходилось идти на продления, когда дело касалось крайних сроков и сроков на выполнение чего-либо.

 

 

Что по итогам мероприятия вы считаете самым большим успехом?

 

Мы попробовали несколько новых вещей в этом году. Наш основной зал заседаний был длинным и узким, так что наша рассадка была похожа на театр-в-кругу, что очень понравилось и участникам и выступающим. Затем мы заменили традиционный выставочный зал зоной ConneXion, где проводили культурные презентации и культурные мероприятия одновременно. Чтобы они проходили, не перебивая друг друга, каждый участник получал специальную гарнитуру, которую он носил с собой, и через которую слышал речи выступающих. Среди предложенных культурных мероприятий были нанесение татуировки хной и рисование на ткани. Мы подумали, что это хороший способ помочь участникам лучше познакомиться с малайзийской культурой.

 

 

Какой совет вы бы дали другим ассоциациям, планирующим международные встречи?

 

Очень важно понимать культуру и финансовые особенности страны, где проходит ваше мероприятие. Мы исследуем и проникаемся в культуру, чтобы более эффективно работать с подрядчиками. Так как курс валют постоянно меняется, важно постоянно контролировать свой бюджет.

 

Я бы также предложила работать в тесном контакте с отелем, а также с конференц-центром города. Конференц-центр Куала-Лумпур, Малайзийское бюро конференций и выставок предоставляют исключительный сервис и информацию.

 

 

Как вы подготовили участников с точки зрения перелета и других организационных моментов?

 

Так как большинство участников регистрируются группами от различных компаний, отдел маркетинга ассоциации готовит залог для нашей команды Global Markets, Который они берут с собой...когда они встречаются с этими компаниями. Мы также проводим культурный обзор страны для тех участников, которые едут на мероприятие.

 

Так как наши члены неплохо знакомы с правилами и нормами международных путешествий, мы не слишком переживаем о том, чтобы они взяли нужные документы — паспорта и т. д. Но, конечно же, мы предоставляем эту информацию на нашем сайте и в рекламной рассылке.