Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
Построение гибкой структурной модели
Ассоциация по переводу медицинских документов претерпевает трансформационные изменения. С учетом частых изменений, происходящих в области документирования медицинских записей, наша организация организует и мобилизует своих членов для адаптации к меняющейся ситуации в пределах их сферы деятельности.
Членами AHDI преимущественно являются ведущие переводчики медицинской тематики, которые начинают выступать в новой роли для того, чтобы продолжить защищать качество информации в наших медицинских записях. Эти внешние факторы привели к тому, что мы должны стать быть гибкой организацией, которая может приспособиться к изменяющимся потребностям наших членов.
На волне перемен
Больше гибкости, в частности, означает, что «мы больше не можем позволить себе быть материнской ассоциацией» - это уже привычное для себя название мы слышим от лидеров добровольческих объединений (около 98% наших членов — женщины). Совсем недавно это стало означать существенное упрощение нашей репрезентативной модели управления таким образом, чтобы наша ассоциация могла быть более гибкой, готовой к внешним изменениям, а также значимой для наших членов. То, что когда-то было собранием представителей и совета директоров, теперь является национальным советом правления, который включает в себя от 12 до 14 директоров.
Уменьшив количество добровольцев, несущих управленческие и контролирующие функции, AHDI составила план по улучшению организации ассоциации в рамках наших стратегических инициатив. Проведя исследование, мы обнаружили целый ряд разваливающихся структур ассоциации. Когда мы начали выяснять, почему мы теряем структуры, оказалось, что они боролись с безразличием членов, и искали добровольцев для работы в советах директоров. Они боролись за то, чтобы оставаться привлекательными и обеспечивать членов деятельностью по достижению конкретных целей. Нам нужно было найти способ оживления данных структур и предоставить им более простой и гибкий способ решения задач, возникающих в рамках их сферы деятельности.
Спустя год, в августе 2011 года были созданы наши стратегические инициативные фокус-группы. Они стали новой структурой с меньшим количеством требований, в том числе по согласованию деятельности. Они находятся в ведении существующей государственной или региональной ассоциации, поэтому они не нуждаются в уставных нормах, казне или совете директоров.
Какова стратегическая инициатива фокус-групп? Фокус-группы являются структурами AHDI, но менее формально организованными по сравнению с местными отделениями, веб-ассоциациями или государственными/ региональными ассоциациями. Они созданы для выполнения конкретных целей, направленных на сохранение и развитие области медицинской документации в их сообществе.
Фокус-группы дают членам возможность обмениваться информацией, обсуждать насущные темы, делиться передовым опытом, совместно работать над специальными проектами или инициативами по аттестации, обучению, развитию членства, пропаганды и созданию альянсов.
Фокус-группа может быть создана в любом месте Соединенных Штатов на тот период времени, который установлен региональной или государственной ассоциацией, и одобрен советом директоров.
Фокус-группа назначает двух ведущих организаторов. Затем она должна предоставить совету директоров государственной или региональной ассоциации описание полномочий и имена ведущих организаторов. После завершения процесса утверждения кандидатур, государственный или региональный совет директоров определяет, будут ли в его составе представители от данной фокус-группы.
Как устроены фокус-группы? Фокус-группы не имеют совета директоров, должностных лиц, банковского счета или казны, выборов и уставных документов; они имеют только двух назначенных ведущих организаторов. Каждая фокус-группа несет ответственность по соглашениям государственных или региональных ассоциаций, аффилированных с AHDI, а также входит в программу их страховой ответственности.
Главные государственные или региональные объединения осуществляют контроль фокус-групп на их территории. Фокус-группы не могут заключать договоры и соглашения.
Каковы требования к отчетности? Требования к отчетности фокус-групп определяются государственным или региональным советом директоров. Реестры должны предоставляться государственным или региональным советам два раза в год в январе и июле.
Как они финансируются? Финансирование инициатив и мероприятий фокус-групп осуществляется государственной/ региональной ассоциацией. Деньги, вырученные фокус-группой поступают на счет государственной / региональной казны.
Кто может стать участником фокус-группы? Список требований к тем, кто может стать участником конкретной фокус-группы, еще не определен. Требования к членам обсуждаются руководством AHDI. Принятие окончательного решения ожидается в конце 2011 года.
Обратная связь
Среди членов проводится опрос о формировании инициативных стратегических фокус-групп; однако еще слишком рано говорить об их успешности и удовлетворении потребностей наших членов. Многие из наших местных отделений рассматривают вопрос по переходу в формат фокус-группы. Будет интересно посмотреть на особые формы фокус-групп и потребности членов в разных географических районах.
Если бы у меня был хрустальный шар, я думаю, я бы увидел в нем совместную работу онлайн наших фокус-групп и наших альянсов (онлайн-группы для членов из специфических профессиональных областей, таких как менеджеры, педагоги, слабовидящие). Время покажет.
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.