Даже если в компании ведется тотальный контроль, целевое использование средств очень тяжело постоянно отслеживать.

Постоянство состоит из двух компонентов: обучение персонала и контроль финансового менеджмента во всей организации. Если один из компонентов отсутствует, целенаправленный вор может не упустить свой шанс. Но и доверие – это палка о двух концах. Оно создает непринужденную и результативную рабочую атмосферу, но, в свою очередь, может привести к халатности. Вовсе не совпадение, что мошенники обычно находятся в группе “доверенных лиц”.

Как предотвратить аферу

Может быть, свести риски мошенничества к нулю невозможно, но их можно значительно снизить сочетанием финансового контроля и плодотворной обстановки.

Существует несколько основных принципов предотвращения мошенничества:

• Разграничение обязанностей. Не должно быть людей ответственных сразу за кредиторские и дебиторские счета, или за все финансовые элементы сразу.
• Двойные подписи. Для расходов превышающий определенный уровень должно требоваться двойное согласие, или от двух ответственных сотрудников, или от одного сотрудника и одного члена совета директоров.
• Несколько экспертов. Банковские и кредитные дела, расходные сметы, и другие финансовые документы должны проверятся разными людьми, и желательно, чтобы одним из этих людей был один из директоров.
• Обязательная проверка анкетных данных. Любого сотрудника или волонтера, который работает с финансовыми операциями, необходимо изучить, поскольку проверка его данных может выявить криминальную деятельность в прошлом.
• Постоянное прогнозирование риска аферы. Время от времени выбирайте определенные финансовые процессы и тестируйте их на соблюдение установок и алгоритмов. Даже малейшее наличие таких проверок может послужить устрашающим фактором для потенциального мошенника.

Афера произошла, Что делать?

Директора ассоциаций, которым довелось пережить мошенничество, рекомендуют четкий план действий для восстановления работоспособности: Начните расследование, в определенный момент сообщите об этом сообщите совету директоров, партнерам, и общественности, обратитесь за страховой выплатой, затем исправьте все ошибки. 

Очень важно создать атмосферу, где все еще можно доверять сотрудникам, но нельзя это рассматривать как альтернативу внутреннего контроля организации. Контролируйте внутренние процессы, чтобы закрепить разумное руководство и систему подотчетности в организации.