Вызвавшиеся руководители мероприятия не захотят признаваться, что они не понимают смысл отчетности и возникает риск затянуть конференцию надолго из-за слишком большого количества вопросов.

Очень важно знать, что члены совета директоров разбираются в документах, которые попадают к ним в руки. Для того, чтобы принимать правильные решения, крайне необходимо абсолютное понимание финансовой отчетности ассоциации. В этом вам помогут несколько простых советов:

1. Предоставляйте детально проработанный план счетов. Проверьте, чтобы ваша финансовые планы были настолько детальны, что любой член совета директоров смог бы понять каким образом каждая копейка ежемесячно приходит и уходит.  В этом вопросе не переусердствовать, так как отчет может стать слишком объёмным и неупорядоченным. Избегайте смешанных категорий и используйте систему вспомогательных счетов там, где в этом есть смысл.

2. Организуйте систему финансовой отчетности относительно вопросов основных программ. Это поможет директорам быстро проанализировать доходы и расходы ключевых программ и может быть полезно для планирования стратегических целей.

3. Наладьте работу бухгалтерского программного обеспечения.  Большинство бухгалтерских программ позволяют создавать большое разнообразие финансовых отчетов, таким образом, вы сможете приспособить информацию к нуждам членов правления. Большое количество отчетов редко приводят к большему их пониманию, поэтому определите отчеты, которые ёмко предоставляют адекватную информацию.

4. Определите стандарт для отчетов и обозначьте периоды финансовой отчетности. Для некоторых организаций крайне необходимо прорабатывать финансовые вопросы каждый месяц. Для других же достаточно раз в квартал ознакомиться с отчетами. Убедитесь, что вы предоставляете финансовые счета всегда в определённый срок, чтобы совет директором смог привыкнуть к стандартам информации и срокам отчетности.

5. Прогнозируйте вопросы директоров и отмечайте детали. Одобрил ли совет директоров внебюджетный пункт? Задержится ли крупный платеж? Повлияет ли изменение программы на цифры? Помечайте эту информацию в сносках или на полях. Если один и тот же вопрос повторяется из раза в раз, подготовьте краткий доклад, сопровождающий отчетность.

6. Сделайте финансовый обзор неотъемлемой частью совещаний. Новые члены совета директоров чаще задают финансовые вопросы, до тех пор пока не оказываются на совещании.

Как и большинство из нас, директора принимают лучшие решения, когда оперируют проверенными фактами и в понятном виде.