Экономика в беспорядке. Фондовый рынок в мусорном баке. Денег не хватает ни на что. Ваши члены борются за сохранение платежеспособности, ваша собственная стабильность подобна песочному замку. А что делать ассоциации?

 

Нужен краткий ответ? - Много чего.

 

Тяжелые экономические времена требуют решительного финансового управления, действий, которые могут повысить вашу прибыль в краткосрочной перспективе и подготовить вас в дальнейшим неизбежным потрясениям. Предлагаем вашему вниманию конкретную тактику по достижению данной цели, которая поможет советам директоров улучшить финансовое здоровье своих ассоциаций.

 

Быстрый ответ 

Убедитесь, что ваша ассоциация осознает продолжительность экономического спада, и что у вас есть план по его преодолению. Безотлагательность текущих экономических потрясений заставляет ассоциацию сосредоточиться на решении задач, важных в краткосрочной перспективе. Хотя члены и состоят в организации, но это совершенно не значит, что они знают, о чем думают и как действуют сотрудники и руководство. Очень важно, чтобы ваша ассоциация регулярно общалась с членами на тему влияния экономики на организацию. Еще более важно, чтобы ассоциация давала подробный отчет о действиях, предпринимаемых для защиты активов организации и сохранения своей жизнеспособности.

 

Предпримите немедленные шаги по облегчению финансового давления на членов. Джон Прэст, исполнительный вице-президент ассоциации Million Dollar Roundtable – одного из лидеров в сфере страхования и финансовых услуг, полагает, что ассоциация должна продемонстрировать свое понимание кризиса путем принятия стремительных и решительных мер по сохранению денег членов ассоциации. Объявите о заморозке долговых обязательств, - предлагает он, - либо сократите размер членской платы за услуги и программы. Такие действия не только ясно дадут понять, что ассоциация осознает все финансовые сложности членов, но также предпринимает видимые шаги для их облегчения.

 

Действуйте быстро, чтобы дать членам те инструменты, которыми они будут пользоваться. В трудные экономические времена члены нуждаются  в информации и других ресурсах, которые помогут им справиться с ситуацией. Вебинары, телефонные конференции или дополнительные к текущим встречам переговоры могут стать путями помощи вашим доверителям. Активные члены ассоциации могут сыграть ключевую роль в качестве участников разработки таких программ, обмениваясь своими знаниями о рецессии и делясь опытом с сотрудниками и клиентами.

 

«Это такие времена, когда вы действительно можете быть очень полезными для ваших членов, налаживая с ними взаимодействие и обеспечивая их полезной информацией об их конкретном мире» - говорит Эндрю Лэнг, президент компании LangCPA Consulting.

 

“Ключевым фактором здесь является быстрое движение вперед”, - говорит Прэст. «Не стоит планировать программу на шесть месяцев вперед, если обстоятельства могут кардинально поменяться. В условиях кризиса членам нужна помощь здесь и сейчас».

 

Бюджетные вопросы

 

Настаивайте на планировании бюджета по обстоятельствам. Некоторые ассоциации осуществляют свою деятельность с рабочим бюджетом, который по умолчанию считается гибким. «Многие ассоциации составляют свой бюджет, но знают, что не будут его придерживаться», - говорит Прэст. Но в трудные времена, - говорит он, - бюджет приобретает решающее значение. Ассоциациям нужно иметь хорошо проработанный бюджет, основанный на реальном положении дел, а не на желаемом — бюджет, который позволит им продолжать свою деятельность по оказанию необходимых членам услуг.

 

Трудные времена вынуждают регулярно пересматривать бюджет. Лоренс Дж. Стибель, член многих советов директоров и вице-президент корпорации Board Options полагает, что общественные лидеры должны быть активными участниками данного процесса. Советам директоров следует «в течение года выделять время для обсуждения и пересмотра тактического плана, составленного генеральным директором» - говорит Стибель.

 

Проведите быстрые, но стратегические изменения в бюджете ассоциации. Ассоциации должны быть готовы к внесению стратегических изменений, когда это необходимо. Выборочные сокращения бюджета будут более разумным шагом, чем его сокращение по всем направлениям. Например, организация может принять решение о приостановке или отмене незначительных программ. Такие сокращения могут принести положительный эффект, который поможет организации остаться на хороших позициях даже после окончания кризиса. (Однако есть существенное НО, см. следующий пункт)

 

Задолго до начала спада экономики, ассоциация Million Dollar Roundtable разработала резервный план финансовых действий, которые потребовались бы при падении доходов на 10%. Эта политика стала дорожной картой, которая помогает спасать организацию от застоя и принятия необдуманных решений во время кризиса.

 

Ассоциации должны также искать способы поддержания или развития членского сервиса даже во времена затягивания поясов. К примеру, Эндрю Ньютон, сотрудница аудиторской  и консалтинговой компании, отмечает, что многие клиенты ассоциации крайне заинтересованы в разработке способов предоставления услуг через интернет — канал, который, по словам Ньютон, предлагает кардинально новые пути наиболее эффективного обслуживания членов ассоциации.

 

Ньютон также утверждает, что успешное управление в условиях кризиса зависит от таких фундаментальных основ, как точность и своевременность финансовых отчетов. Для принятия важных решений, - говорит она, - и совет директоров и сотрудники должны в любой момент времени понимать «каково положение организации с точки зрения финансовой стабильности». Ньютон добавляет: «Если у вас нет фундаментальных основ, стратегическое видение и планы вам не помогут».

 

Не лишайте членов важных преимуществ. Когда наступают трудные времена, членам как никогда нужны советы и ресурсы, которые они могут получить от ассоциации. Продолжайте предоставлять многофункциональные надежные программы и услуги. Не жертвуйте качеством в угоду финансовой целесообразности. Не рискуйте разочаровать или оттолкнуть от себя членов в долгосрочной перспективе, отступив слишком далеко назад сейчас. Ассоциации должны иметь готовность (и план на случай непредвиденного развития сценария) рискнуть и потерять деньги в краткосрочной перспективе в интересах сохранения своих важных членов.

 

«Поскольку ресурсы все более и более сокращаются, совет директоров должен максимально сконцентрировать свое внимание на ключевых нуждах членов», - говорит Лэнг. В то время как дискуссии советов директоров традиционно посвящены существующим услугам, «в эти времена быстрых перемен расширение членского состава может  потребовать несколько иных вещей», - говорит Лэнг.

 

Ньютон говорит, что срочность момента не должна нарушать более стратегических взглядов. Она настоятельно призывает ассоциации не принимать решений «на коленке» исключительно для удовлетворения краткосрочных потребностей, а тщательно изучать потенциальные долгосрочные последствия каждого решения. Общественная деятельность, - говорит она, - «должна оказывать поддержку и иметь осознание того, о чем они просят руководство, и есть ли в этом смысл» сегодня и в будущем.

 

Имейте представление о финансах, лежащих в основе ассоциации. Глава ассоциации должен иметь всеобъемлющее детальное представление о финансах организации в любое время. Общественные деятели должны знать, что они получают достаточно подробную информацию в финансовых отчетах для принятия обоснованных решений. Они должны задавать «зондирующие» вопросы по мере необходимости и иметь смелость просить более подробных разъяснений в тех случаях, когда они чего-то не понимают.

 

“Вы не можете выполнять вверенные вам обязанности, если вы не в курсе финансового положения организации и ее финансовых операций”, - говорит Лэнг. «В трудные времена, подобно тем, с какими мы имеем дело сегодня, этот вопрос крайне важен».

 

Взаимодействие также является ключом к решению проблем — общественные деятели и сотрудники должны быть уверены в том, что они хорошо понимают друг друга во время обсуждения вопросов бюджета. Задавайте столько вопросов, сколько нужно, чтобы обеспечить это понимание.

 

Наличные всегда в выигрыше. Ликвидность и денежный поток, имеющие решающее значение для выплаты заработной платы и реализации программ, становятся еще более важными во время рецессии. «Денежный поток всегда играет ведущую роль во времена финансового кризиса», - говорит Прэст. “Изучите краткосрочные и долгосрочные потребности в наличных в связи с необходимыми расходами и скорректируйте эти расходы по мере необходимости». Ньютон подчеркивает, что временное удержание наличных на руках имеет очень важное значение. Шестьдесят дней — это слишком долго, - говорит она, - лучше месяц, а две недели еще лучше.

 

Какова нижняя граница? Прэст говорит: «Если у вас нет особой статьи для наличных расходов, не тратьте их».

 

 

Взгляд в будущее

 

Остановитесь, оглянитесь и послушайте. Добровольцы ассоциации обычно достигают руководящих постов путем прохождения через ряд позиций. Если они достигают вершины, значит, они могут считать себя обладателями довольно хорошего понимания организации. Прекрасное время проверить это в реальных условиях.

 

Особенно в период рецессии вновь пришедшие руководители могут проводить фокус-группы для выяснения, насколько действительно хорошо организация оказывает услуги членам. Это также хорошее время для подробного пересмотра программ. Это может быть время для сосредоточения на тех программах, которые приносят доход, и для избавления от тех услуг, которые приносят лишь незначительную прибыль. Хотя такие решения должны приниматься с учетом политических реалий ассоциации.

 

Поиск передовых показателей. Дальновидные руководители изучают горизонт, ища предупреждающие знаки и выявляя потенциальные источники проблем. Конечно, вы не сможете заранее предвидеть каждое бедствие. Но вы вполне можете распознать тенденции в процессе его возникновения и начать действовать, пока ситуация не вышла из-под контроля.

 

Одним из конкретных мест для поиска предупреждающих знаков является аудит, - предполагает Прэст. “Вы не должны раньше времени цепляться за каждый из них, - говорит он, - но вы должны быть достаточно прозорливы, чтобы вовремя их заметить”.

 

Так же говорит и Ньютон — для того, чтобы иметь возможность увидеть красные флаги, ассоциации должны иметь эффективный бюджет и возможности мониторинга. При необходимости, - по ее словам, совет директоров должен бросить вызов управляющей команде, чтобы убедиться в правильности методов и механизмов отчетности, в том, что сотрудники полностью владеют и понимают данные, и что они принимают меры по обновлению данных мониторинга в режиме реального времени.

 

Учитесь на текущем опыте, чтобы перенести его в будущее. Резкие торговые колебания являются не отклонением, а постоянной частью бизнес-цикла. Руководители должны проанализировать опыт их ассоциаций во время сегодняшнего спада, чтобы получить уроки на будущее, которые помогут разработать методы действия при возникновении подобных экономических проблем в будущем.

 

Стратегическое расходование ресурсов может помочь вам устоять на рельсах. Средства, отложенные на черный день, помогут ассоциации преодолеть финансовые трудности. Ассоциации должны стремиться иметь крепкую резервную базу и политику по управлению этим фондом. Отмечая, что ассоциации иногда противятся созданию резервных фондов потому что «хотят тратить деньги нынешних членов в настоящее время», Прэст утверждает, что большинство членов понимают важность выведения денег в сторону для долгосрочной перспективы.

 

Развивайте дальновидность. Иногда реализуются все планы, построенные в нормальные времена, но во время кризиса они могут рухнуть. Стибель из Board Options говорит, что это естественно, что совет директоров будет уделять большую часть своего времени проблемам, находящимся «под рукой». Однако он считает, что члены совета директоров  должны работать «рука об руку» с руководством, чтобы контролировать то, что происходит.

 

«Совет директоров должен лицом к лицу столкнуться с финансовым кризисом, чтобы противостоять ему, - говорит Стибель, - но если совет директоров не делает этого, то руководство не может помочь генеральному директору и менеджменту подумать о будущем».

 

Не допускайте расхождений между стратегией и управлением. Сегодняшние суровые реалии доказывают, насколько важно, чтобы лидеры добровольческих объединений и топ-менеджмент ассоциации были единой эффективной командой, всегда помня о совете директоров как о строителях стратегии и об ответственности сотрудников за ее исполнение. Жизненно важно, чтобы члены совета директоров были полностью подчинены общей стратегии, но не мешали процессу ее исполнения. 

 

«Как член правления, вы должны быть любознательны и задавать правильные вопросы, - говорит Стибель, - но не вмешивайтесь в процесс работы. Если совет директоров берется за управление организацией в период кризиса, вы обезоруживаете генерального директора». (Если вас интересует информация, касающаяся советов директоров, пройдите по ссылке http://board

options.com/questions.htm. ) 

 

Лэнг советует: «Это очень неудачное время для того, чтобы возлагать каждое решение на совет директоров». Он выступает за то, чтобы советы директоров давали больше свободы действий своим генеральным директорам — включая полномочия по принятию непопулярных решений по сокращению программ — возможно по предварительному одобрению совета, но с обязательным исполнением, возложенным на сотрудников. 

 

Кадры решают все. Одной из составляющих руководителя должна быть его готовность к действиям. В конце концов, руководители руководят. Особенно в период кризиса, нельзя сидеть, сложа руки — это не поможет.  И нельзя засовывать голову в песок. «Руководители должны искать решения», - заявляет Прэст. “Они не могут просто предоставлять сводку погоды”. 

 

Лэнг верит, что несмотря на сегодняшний кризис, все-таки остается луч надежды. «Когда дела идут неважно, как сегодня, очень полезно иметь надежный ресурс», - говорит он. В условиях неопределенности, по его мнению, ассоциации могут и должны делать шаги по обеспечению своих членов — в том числе потенциальных — достоверной информацией о состоянии дел организации. Таким образом, говорит Лэнг, «в эти времена вы можете укрепить отношения, что будет приносить большую пользу на протяжении многих лет в будущем». 

 

Конечные выигрыш в решении сложных проблем сегодня может заключаться в том, что ассоциация не только переживет нынешний спад, но выйдет из него в более крепкой финансовой форме, позволяющей лучше ориентироваться как в хорошие, так и в плохие времена.