Во время подготовки к мероприятию, Вы, конечно же, привлекаете компании поставщиков и спонсоров. И Вам, вероятнее всего, придется столкнуться с вопросом их пересечений с вашими гостями и партнерами до конференции. Эти компании платят за возможность поучаствовать в вашей деятельности и получить доступ к аудитории. Списки партнеров и контактная информация о посетителях входят в число приоритетов этих компаний.

Такие взаимодействия могут быть трижды выигрышными: Ваша организация получает доход, ваши клиенты получают информацию, ресурсы и скидки; поставщики развивают новые направления бизнеса. Но не забывайте о некоторых вещах, прежде чем позволять поставщикам и спонсорам контактировать с вашими партнерами.

1. Доход или взаимоотношения

Ассоциации могут извлечь солидный доход от предоставления списков партнеров и контактной информации. Но подумайте дважды, прежде чем делиться этой информацией с первым встречным. Партнерам может прийтись не по нраву, что какое-то постороннее лицо от ассоциации пытается выйти с ними на контакт, особенно если предложение им совсем не подходит.

2. Параметры конфиденциальности

Никогда не обещайте сохранить контактную информацию в секрете, если Вы в дальнейшем собираетесь предоставить ее Вашим спонсорам и другим партнерам. Любые документальные положения, такие как политика конфиденциальности, должны быть точными. Если вы сообщили партнерам, что информация не будет разглашаться, даже если вы ничего не подписывали – не забудьте включить в регистрационные буклеты пункт о том, что поставщики и спонсоры имеют доступ к личным данным посетителей.

3. Право собственности и защита

Ваши списки партнеров и личные данные - это Ваши козырные карты, которые Вам нужно уметь правильно разыгрывать. Подписанное соглашений обычно лицензирует право собственности ассоциации на распоряжение личными данными партнеров. В соглашении также может быть указано, что информация может быть использована только в частных случаях, может быть ограничено количество пользователей данными, или же прописан пункт о требовании Вашего согласия при каждой попытке использования информации.

4. Налоговые последствия

Доход от продажи контактной информации организациями, пользующимися налоговыми льготами, считается "неактивным"  и поэтому не облагается подоходным налогом до тех пор, пока организация всего-навсего лицензирует использование информации другими лицами.  Если же вы возьмете на себя продвижение продуктов и услуг компании, доход от деятельности может стать предметом налогообложения.