Не смотря на то что летний сезон – это лучший период для конференций в кампусе, многие университеты готовы сотрудничать на протяжении всего года. Какую бы дату вы не выбрали, было бы мудро обдумать все заранее и предусмотреть возможные университетские мероприятия."Мы бронируем все даты очень быстро, поэтому лучше начните переговоры насчет вашего мероприятия за год или два”, - говорит Трой Бристоу, помощник директора по продажам и маркетингу колледжа Уитона, штат Иллинойз. Учебное заведение может планировать проведение конференций с проживанием только на время каникул или праздничных выходных.Поскольку в большинстве университетов довольно сложная бюрократическая структура, организаторам следует подыскивать университеты с комплексным обслуживанием, наподобие универсамов, утверждает Дебора Блом, исполнительный директор Ассоциации коллегиальный конференций.Универсам "сильно упрощает работу организаторов, поэтому если понадобится организовать парковочные места и центр отдыха и развлечений, к примеру, но если вы нашли правильный университет, то администрация уладит этот вопрос за вас”, говорит Дебора.Одиссея разума, некоммерческая образовательная программа, ежегодно проводится в кампусах университетов. Директор международных программ Сэмми Миклус согласился, что проведение мероприятий в университетах – это довольно рискованное дело и проводиться должно только в учреждениях, предусматривающих эту возможность."Штатные сотрудники университета не будут беспокоить ваших посетителей, поэтому они смогут ощутить всю полноту гостеприимства. Хороший университет сделает все для этого”, - говорит Сэмми.