Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
Сделайте вашу технологию стратегической
Имея меньше времени и денег, чем более крупные ассоциации, ассоциациям с небольшим штатом сотрудников может показаться сложным следовать за развитием технологий. Брайан Берч, IT специалист, заместитель исполнительного директора Ассоциации The Snow and Ice Management (SIMA), не остается равнодушным к вызовам времени. «Я думаю, что развитие технологий является единственным действующим стабилизирующим звеном для маленьких коллективов» - говорит он. «Да, мы имеем ценовые барьеры, но мы все же должны отправлять те же самые вещи, будучи ассоциацией с большим штатом сотрудников, будет ли это онлайн контент, обучение или встречи».
Но Берч, который был одним из шести сотрудников SIMA в течение восьми лет, говорит, что существует одна очень важная вещь, которую должны выполнять маленькие коллективы, чтобы оставаться жизне- и конкурентоспособными: приравнять свои технологические планы с общим стратегическим планом организации и ее миссией. «Когда мы смотрим на любую часть технологии, будь то система управления обучением, или аутсорсинговое письмо в облака, мы пытаемся смотреть на картину в целом» - говорит он. «Мы спрашиваем: «Каковы ваши приоритеты?» и «Как данное решение повлияет на всю систему в долгосрочной перспективе?»
Вот некоторые уроки, вынесенные им, которые помогут другим проложить более стратегическую дорожку:
Начните с плана. «Одна и та же технология не подходит для всех организаций» - говорит Берч. «Кроме того, она постоянно меняется и растет». Чтобы справиться с этим, Берч создал трехлетний план технологии на макро-уровне, который предусматривает то, чего организация хочет достичь. «Главное, к чему мы стремимся — это открытость системы» - говорит он. «Она масштабируемая? Могу ли я сотрудничать с другими партнерами и пользоваться их услугами? Она универсальна?»
Помните об интеграции. Одной из конкретных целей Берча согласно плану является интеграция и оптимизация всех источников данных SIMA. У организации несколько хранилищ данных - в том числе ее служба сетевого хранения, система регистрации переговоров, частный сайт сообщества и другие системы — которые на данный момент еще плохо интегрированы. «Сами по себе, эти данные легки в использовании и применении, но вместе трудно вести отчетность, - говорит он.- Даже если нет идеальной системы, если я смогу сократить количество хранилищ вполовину в течение трех лет, это будет иметь огромное значение. Мы сможем обеспечить нашим клиентам лучший сервис и понять, каковы их ценности».
Назначьте руководителя. Если у вас нет ключевого человека, говорит Берч, разные сотрудники и департаменты выработают технологические решения, которые будут работать только на них. «Вам нужен кто-то кто посмотрит на дело со всех сторон — управление данными, безопасность, потребительская ценность, а также на то, как это повлияет на общий стратегический план» - говорит он. Это нормально, если у вас нет эксперта по технологиям в штате сотрудников, говорит Берч, пока человек, стоящий во главе имеет доступ к внешним IT экспертам или коллегам, он или она может использовать эти связи в качестве резонатора. Руководитель также должен думать о том, что будет дальше. «В итоге в каждый момент времени у вас должен быть план на два года вперед» - говорит Берч.
Проведите исследование. Когда вы начнете смотреть на инвестируемые в новую технологию время и деньги, подумайте о стратегических приоритетах и о том, как данная технология повлияет на членство. «Семьдесят пять процентов вашего времени должно быть посвящено исследованиям, дискуссии, анализу и выяснению, что именно вы хотите сделать. Остальное время остается для работы поставщика ПО и для реализации» - говорит Берч.
Если вы выполняете работу заблаговременно, все становится гораздо проще, потому что вы знаете свои приоритеты. «Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся заключается в том, что люди не учитывают время, необходимое для понимания, исследования или налаживания контактов» - говорит он.
Привлекайте правильных людей. SIMA запустила свой личный контент и сайт сообщества, GoPlow.com, почти два года назад. Одним из первых вопросов, который возникал у Берча, был: «Что еще мы делаем или хотим сделать для достижения наших целей?»
Он знал, что одни хотели запустить новый веб-сайт для журнала SIMA, другие хотели создать блог и социальный сетевой инструмент, образовательный комитет хотел, чтобы онлайн контент SIMA был легко доступен для поиска и для понимания. Включив эти группы людей в проект по разработке технологии, SIMA смогла создать что-то нечто «соответствующее всем их требованиям, и даже лучше, плюс мы сохранили деньги, избежали повторов и получили большое влияние на рынке» - говорит он.
В то время пока Берч доволен успехом от проекта, он все же первым признал, что столкнулся с большим количеством препятствий. «Создание технологии состоит из компромиссов; что-то будет на вас работать, а что-то нет - говорит он. - Просто важно все время двигаться вперед».
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.