Члены вашей ассоциацции не заметят того, что она является частью управляющей компании. У вас будет свой номер телефона, и на звонки будут отвечать от вашего имени. Ваша ассоциация будет иметь отдельные банковские счета, инвестиционные счета, членские базы данных, договора, образовательные программы и рекламные кампании. У вас будет исполнительный директор, который вместе с основной командой будет выполнять необходимую работу. Они будут иметь визитные карточки вашей компании и считать себя вашими сотрудниками.
Обеспечьте посещаемость Ваших мероприятий
Проведение ориентированных на клиента заседаний требует стратегического, методического подхода к анализу и планированию заседаний с намерением получить положительные клиентские отзывы. Процесс начинается с:
- определения, достаточно ли у вас информации для донесения своим клиентам
- определения целевой аудитории
- решением, является ли данное заседание лучшим способом донести эту информацию
Впоследствии, если будет установлено, что заседание лучше всего подходит вашим клиентам, определяются цели и команда по планированию мероприятия определяет подход, отвечающий всем потребностям клиентов.
Историческая перспектива
Когда ассоциации изначально начинали подготовку заседаний, основными вопросами были содержание, доставка и участники. Ассоциации проводили ежегодные встречи по похожим темам и с акцентом на социализацию. Ход встречи обычно разрабатывался и представлялся членами ассоциации и часто состоял лишь из объявления доклада с приглашением его автора. Сегодня все значительно сложнее.
Потребности участников изменились, стали более целенаправленными и специализированными. Взаимодействие очень активное, требования по времени и источникам более высокие,а доступ к соответствующей информации гораздо проще. Формат заседания превратился из общественных мероприятий в более сложные по содержанию, многосекционные программы.
На появление более специализированных заседаний Ассоциации ответили развитием взаимодействия через современные каналы (интернет), упрощая свой доступ к новым аудиториям, информационным ресурсам и спонсорам, которые компенсировали расходы. Эти усилия привели к дополнительным задачам, возлагаемых на сотрудников — создание растущего числа сообщений для расширяющихся, более сложных, более оживленных типов аудиторий. Временные затраты членов ассоциации ограничили их возможность участвовать в заседаниях и выступать в качестве экспертов и докладчиков.
Сотрудники все чаще отвечают за разработку контента и управление различными каналами связи, расширение штата сотрудников ассоциации, концентрации усилий на производстве, а не стратегических подходах по проведению заседаний.
Стратегическое планирование и анализ
Каждое заседание должно быть оценено исходя из его важности с точки зрения клиентов. Оценка должна проводиться по различным вопросам, начиная от регистрации, доходов и отзывов о мероприятии до спонсорской поддержки и способности мероприятия принести пользу членам, отрасли и миссии ассоциации.
Способность ассоциации принести пользу своим членам часто зависит от собранной и сохраненной основной информации о членах. Точность — это наше средство к существованию. Данные сверх основной контактной информации это то, что позволяет ассоциациям быть более клиенто-ориентированными, но, к сожалению, эти данные не точны, либо постоянно не обновляются многими ассоциациями.
Доступ к информации об интересах ваших клиентов, покупаемых образцах, сфере деятельности и принятии решений очень важен для развития клиенто-ориентированных заседаний. Сбор и хранение соответствующих данных требует стратегически и логистически скоординированного охвата и анализа информации, начиная с данных по ограничению членства, заканчивая сферой деятельности, способами сбора информации и отчетности.
Информация, важная для проведения клиенто-ориентированных заседаний, должна включать:
- появление и историю продаж
- информационные запросы, посещаемость веб-сайта, в том числе зарегистрированными пользователями через логин.
- Прочтение информационных рассылок и количество переходов на сайт (через специальные программы и ресурсы)
- Соответствия запросам? Согласно локальным и интерент-исследованиям
- рабочие задания и области интересов
Последовательно отслеживая эту и другую информацию, ассоциации смогут определять тенденции и возможности, а также развивать персонализацию во взаимодействиях.
Взаимодействие с вашими клиентами
Клиенты, имеющие возможность обратной связи — счастливые клиенты. Однако заставить людей вступить во взаимодействие может оказаться сложной задачей. В то время как маркетинговые методы и представления могут вызвать интерес на непродолжительный отрезок времени, привлечение клиентов на постоянной основе требует общения с каждым индивидуально, формулирования и осознания их потребностей, а также демонстрацию своих знаний о том, как решить вопрос с добавленной стоимостью.
Вы должны начать с определения всех ваших клиентов и разделения их на группы, чтобы определить те подгруппы, которые не вписываются в существующие форматы, образованные членами ассоциации. Это должно включать в себя влиятельные целевые группы (напр.: руководители), которые непосредственно влияют на вопросы о вхождении в ассоциацию, а также другие важные аудитории (спонсоры, рекламодатели).
Новые технологии и социальные сети открывают новые возможности для привлечения участников до, во время и после каждого заседания. Создание и развитие таких площадок дает участникам возможность делиться впечатлениями, задавать вопросы, объединяться в группы, продолжать диалог после заседания. Все это помогает им нарабатывать опыт и выходить на новый уровень развития.
Коммуникация: осведомленность и ценность суждений
Передача правильного сообщения правильному человеку в нужное время требует планирования и понимания того, что информационная доступность сегодня продиктована предпочтениями клиента по формату получения информации. Вы должны предоставлять информацию там и тогда, когда это требуется клиенту — сразу, последовательно, точно и непосредственно для него.
Планирование должно включать в себя «схему связи», которая подходит аудитории, позволяет выполнять необходимые действия в сообщениях и каналах связи, а также провоцирует на соответствующий ответ. Этот процесс позволяет выявить пересекающиеся каналы, повысить качество сообщений и продемонстрировать возможность общения непосредственно с каждой аудиторией.
Построение взаимодействия с клиентом
Взаимодействие с клиентом — это ваш бренд, и он зависит от каждого контакта, который клиент имеет с вашей ассоциацией. Положительное воздействие на взаимодействие с клиентом, а также на ваш бренд требует стратегического планирования, а также организационного стремления к постоянному улучшению качества. Взаимодействие с клиентом на переговорах, к примеру, обусловлено каждой мелочью, включая выбранный город и место проведения, формат встречи, программу переговоров,докладчиков, участников и многое другое.
Общение с клиентом и ожидаемые результаты, в первую очередь от переговоров, всегда были построены на кульминации встречи. Таким образом, ожидания клиента и его удовлетворение основаны на последовательной способности вашей ассоциации предоставлять необходимую информацию.
Информация — наше всё
Образование является частью миссии каждой ассоциации. Исторически сложилось так, что под этим мы понимаем проведение встреч для обмена информацией. Тем не менее образование все чаще предоставляется через различные каналы, включая онлайн каналы, что минимизирует затраты времени и расходы. Встречи важны, когда это лучший, наиболее подходящий метод обмена соответствующей информацией.
Содержимое информации обусловливает обмен ею в формате встреч, влияя на выбор в пользу общего собрания, лекции, собрания экспертной группы, семинара, либо интерактивного группового занятия. Способ доставки информации регулируется форматом взаимодействия, но самым важным фактором остается содержимое информации.
Чтобы быть актуальной и своевременной, информация должна решать конкретные потребности клиентов, таких как повышение профессиональных возможностей, обеспечение необходимыми кредитами, совершенствование бизнес-инструментов или повышение прибыльности, генерирование идей и лидерства.
Оценка успеха
Оценка и анализ переговоров после их завершения очень важны при проведении клиенто-ориентированных переговоров. Оценки должны последовательно охватывать и измерять материальные и нематериальные переменные, выявленные в ходе планирования в качестве важных для успеха. Информация должна предназначаться конкретным аудиториям, чтобы правильно оценить удовлетворение и восприятие каждой подгруппы участников.
Вопросы должны охватывать традиционные аспекты, такие как оценка выступающих и выбора тем, а также и менее традиционные — географические предпочтения, формат программы, области для усовершенствования. Эти ответы должны быть отнесены к конкретным клиентам и объединены в базе данных, чтобы облегчить персонализацию взаимодействия и предугадать тенденции для конкретных клиентских сегментов. Результаты опроса в сочетании с другой информацией, собранной в базе данных (например, предпочтения по формам получения информации, должностные обязанности, области интересов, посещаемость заседаний) помогут построить информационные ресурсы, способные формировать атмосферу переговоров.
Клиенто-ориентированные встречи это непрерывный процесс
Клиенто-ориентированные встречи выстраиваются со временем за счет непрерывной оценки, сбора и анализа информации, деконструкции и реконструкции формата встреч. Разработка клиенто-ориентированных встреч требует идентификации ваших клиентов, понимания их потребностей, представления выгоды при постоянном взаимодействии с вашей ассоциацией.
Подход к развитию встреч с точки зрения ориентации на клиента требует доступа к информации и возможность стратегически рассматривать наилучший способ доставки своевременной актуальной информации. Если все сделано правильно, ваша ассоциация сможет доставлять информацию и организовывать встречи, выходя на новые уровни развития, в том числе с экономической точки зрения. А это, в свою очередь, повысит уровень удовлетворенности клиентов и обеспечит успешные встречи и переговоры.
Почему нас выбирают.
2.
Связь с профессионалами в важных для вас областях
Навыки, необходимые для успешного управления ассоциацией сегодня охватывают весь диапазон от A до Я. Финансы, переговоры о заключении контракта, организация собраний, написание текстов, редактирование, стратегическое планирование, образовательные программы, маркетинг, сбор средств, связи с общественностью, работа с подразделениями, снабжение, государственные отношения, управление сертификацией, обзоры и оценивание работы, управление базами данных и управление информационными системами, и это только начало. Вместо ожидания того, что несколько человек сделают все это, вы можете получить сотрудников, являющихся специалистами в каждой из областей, как только это вам будет необходимо. Таким образом, каждая задача будет выполняться с особой тщательностью и вниманием. Что может быть лучше того, когда члены ассоциаций будут воспринимать вашу организацию как профессиональную во всех областях, а не замечать ее отдельные плюсы и минусы.
3.
Вы платите за профессионалов, только когда они вам действительно необходимы
Самое приятное то, что вы можете пользоваться услугами специалистов, когда вы действительно нуждаетесь в них и оплачиваете только то время, которое необходимо для их работы на вашу организацию. Они специально обучены для работы в конкретных областях сферы управления ассоциацией. Они знают как достичь результатов с минимумом усилий . Их знания и опыт будут доступны вам по мере необходимости, что дает наиболее выгодный и наименее затратный для вас результат.
4.
Передовые технологии, используемые в управлении компанией
Компании по управлению ассоциациями должны иметь возможность предлагать передовые технологии для клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными. Информационные системы предлагают огромные возможности и служат в качестве ключевого инструмента в управлении всеми аспектами вашей организации, в том числе стратегическим планированием, финансами, конференциями и регистрацией на них, ведением базы данных, издательством и публикациями и общим управлением. Далеко не все ассоциации могут позволить себе пользоваться высоким уровнем технологий, доступных в AMC-INFO. Ваша ассоциация может сразу начать работать с последним и наиболее эффективным программным обеспечением и аппаратурой, мгновенно повысив уровень сервиса, предоставляемый своим членам. И по мере развития новых технологий вы всегда будете идти вперед с постоянным доступом к программному обеспечению и разработкам, которые отвечают вашим потребностям.
5.
Стоимость инфраструктуры - платите только за то, чем вы пользуетесь
Стоимость поддержания офиса в рабочем состоянии может быть огромной, особенно для малых и средних организаций . Аренда, коммунальные услуги, технологии и обслуживание - всего лишь некоторые из общехозяйственных расходов , которые разделяются между другими организациями управляющей компании AMC-INFO. Вы должны оплачивать хозяйственные расходы только за то, чем ваша ассоциация действительно пользуется. Кроме того, у вас будет доступ к большим и малым конференц-залам, когда вы захотите провести собрания Совета директоров и комитета.
6.
Не тратьте время и энергию на решение вопросов, связанных с работой персонала
Руководители ассоциаций работают наиболее эффективно, когда они занимаются вопросами стратегического управления и принятий решений, связанных с областью их компетенции. Вопросы о трудовой занятости, компенсациях, налогах, непрерывном образовании, найме и увольнении сотрудников отнимают много времени и энергии у руководителей. Компания AMC-INFO берет на себя роль работодателя вашего персонала, поэтому вам не нужно будет тратить время на решение ежедневных бытовых вопросов.
7.
Наем внештатных сотрудников без головной боли
При увеличении объема работ вы легко можете получить новых сотрудников, которые станут частью вашей команды и смогут оказывать дополнительные услуги, что дает возможность не тратить без необходимости дополнительное время и энергию для найма дополнительных квалифицированных кадров. Точно так же, когда объем работ снижается, у вас не возникнет необходимости увольнять сотрудников, так как эти люди могут быть легко переведены в другие ассоциации внутри управляющей компании AMC-INFO.
8.
Увеличьте качество обслуживания членов ассоциации с помощью нашего контакт центра
Распространенной жалобой от членов организаций с ограниченным количеством персонала является медленная скорость ответов на запросы и телефонные звонки. В Центре АМС на звонки ваших клиентов обычно отвечает специально обученный персонал, а не секретарь приемной или автоответчик. Этот персонал целенаправленно подготовлен к ответам на вопросы касательно деятельности вашей организации. С помощью всего лишь одного телефонного звонка члены организации могут возобновить свое членство , зарегистрироваться на конференцию или изменить свой почтовый адрес; потенциальные клиенты смогут узнать все о работе вашей организации. Другими словами, учитываются все нюансы и детали в обслуживании существующих или потенциальных клиентов, обращающих в вашу организацию.
9.
Делитесь опытом с другими ассоциациями, управляемых одной компанией
Коллективное знание опытных руководителей бесценно, так сотрудники делятся своим полученным опытом друг с другом. Если организация рассматривает запуск нововведений, таких как доступ на сайт с помощью пароля или поиск главного консультанта для проведения сертификации, скорее всего, кто-то уже занимался аналогичными вопросами. Вы можете использовать их опыт и узнать о плюсах, минусах, непредвиденных затратах, и других возможных проблемах прежде, чем сделать этот шаг самостоятельно.
10.
Увеличение общей покупательной способности
Основным преимуществом компании AMC-INFO по управлению ассоциациями является увеличение покупательной способности. Если сложить все бронирования в гостинице, аренду конференц-залов, заказы печатной продукции, почтовые отправки и другие услуги, которые мы оказываем из года в год для разных клиентов, то результатом будет наша сильная переговорная позиция, дающая возможности, на масштабе количества заказов, заключать выгодные контракты с отелями и конгресс центрами, добиваться лучших цен на печатную продукцию в типографии, почтовые услуги и многое другое.